ATS là gì? Cách làm CV tiếng Anh xin việc chuẩn ATS

ATS là gì ? Sự khác biệt giữa ATS và CV ATS ?

Tại Việt Nam, CV ATS thường không được quan tâm đến, đa phần mọi người sẽ thiết kế hoặc sử dụng các mẫu có sẵn và sau đó apply vào doanh nghiệp/công ty mình muốn. Đối với doanh nghiệp nhỏ, họ có thể sẽ sàng lọc và quản lý ứng viên bằng Trang Tính (Spreadsheet). Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn hơn, lượng ứng viên cho mỗi đợt tuyển dụng không thể sử dụng Trang Tính được nữa và họ buộc phải nhờ tới công nghệ.

ATS (Applicant Tracking System) – Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên ra đời với mục đích hỗ trợ việc tuyển dụng trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn. Theo Capterra, *75% nhà tuyển dụng sử dụng hệ thống tuyển dụng hoặc theo dõi ứng viên trong quá trình tuyển dụng *và theo dữ liệu từ Jobscan cho thấy rằng hơn 98% doanh nghiệp trong danh sách Fortune 500 sử dụng phần mềm ATS khi tuyển dụng nhân viên mới.

Mặt khác, theo khảo sát ngắn của Glints từ Facebook và Instagram tại Việt Nam, chỉ 33% người tham gia khảo sát biết đến ATS và 63% còn lại không hề biết đến ATS. Điều này cho thấy rằng ATS chưa quá quen thuộc đối với chúng ta và có thể trở thành rào cản nếu muốn ứng tuyển vào các doanh nghiệp lớn hơn.

Hãy cùng Kinobi tìm hiểu về ATS – Applicant Tracking System là gì và làm CV chuẩn ATS như thế nào nhé!

ATS là gì? ATS có ưu điểm gì so với Spreadsheet?

ATS viết tắt cho Applicant Tracking System, là hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên dành cho mọi mô hình và quy mô doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, ATS cũng dần hoàn thiện và có thể hỗ trợ tuyển dụng từ thu thập hồ sơ ứng viên, sàng lọc và xếp hạng hồ sơ, giao tiếp với ứng viên, báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, dự báo tuyển dụng.

Mặc dù Spreadsheet là phần mềm vô cùng quen thuộc và không tốn chi phí. Nhưng khi xét ở thực tế, nó không thể quản lý tốt bằng phần mềm ATS. Vì nó không thể tự động nhập dữ liệu và chúng ta thừa biết rằng việc nhập dữ liệu thủ công rất mất thời gian và cũng có thể gây ra sai sót. Đặc biệt, khả năng lưu trữ của Spreadsheet sẽ hạn chế hơn so với ATS vì ATS cho phép người dùng lưu trữ không giới hạn cùng sự bảo mật thông tin tối ưu.

ATS ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng về quy trình tuyển dụng thấy thế phần nào trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự nào . Giúp quản lý, lưu trữ, sắp xếp cũng như tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn thay vì làm việc trên giấy tờ hoặc hộp thư Email đầy những đơn ứng tuyển. Hơn hết, họ chỉ cần làm việc với các hồ sơ đã được sàng lọc theo yêu cầu thay vì phải tự mình đọc hết tất cả đơn ứng tuyển.

Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

Hệ thống quản lý ứng viên hoạt động theo 4 bước cơ bản:

1. Yêu cầu công việc (job requisition) được thêm vào phần mềm ATS. Bao gồm thông tin về vị trí như chức danh công việc, kỹ năng mong muốn và kinh nghiệm cần thiết.
2. ATS sẽ sử dụng thông tin này để tạo hồ sơ ứng viên phù hợp
3. Khi CV/Resume được gửi đến, ATS sẽ phân tích, sắp xếp và xếp hạng các đơn ứng tuyển dựa trên mức độ phù hợp của chúng so với hồ sơ phù hợp ở bước trên
4. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng xác định được các ứng viên đủ điều kiện nhất và chuyển họ sang giai đoạn tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng sẽ chọn ứng viên bằng cách ***tìm các từ khóa ***về chức danh công việc và kỹ năng cần thiết.

Vd: Nếu họ đang tuyển vị trí Business Development, việc đầu tiên họ sẽ tìm “Business Development” và nếu CV/Resume của bạn không hiển thị thì chắc chắn bạn sẽ bị loại cho dù có đầy đủ điều kiện phù hợp với vị trí

Các bước làm CV chuẩn ATS là gì ?

CV chuẩn ATS là gì?

CV chuẩn ATS là một CV được thiết kế đặc biệt với định dạng dễ đọc, loại bỏ bảng hoặc hình ảnh, và bao gồm các từ khóa liên quan tới JD (Job Description – Mô tả công việc) để vượt qua các hệ thống quản lý ứng viên.

4 bước làm CV chuẩn ATS (4 steps create CV friendly ATS)

1. Định dạng chuẩn ATS là gì

Mẫu CV ATS bao gồm: thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng, chứng chỉ/thành tích.

ATS sẽ đọc CV theo trình tự up-to-date (mới nhất tới cũ nhất), vì thế hãy lưu ý rằng phần kinh nghiệm làm việc bạn sẽ trình bày giống như thế.

2. Chọn các từ khóa, kỹ năng liên quan để thêm vào CV

Nhà tuyển dụng không chỉ nhập chức danh công việc khi họ tìm kiếm ứng viên, mà họ cũng nhập các từ khóa cụ thể liên quan đến kỹ năng. Và bạn hoàn toàn có thể tìm được qua JD.

Khi đọc JD, nếu bạn thấy có từ hoặc cụm từ nào xuất hiện nhiều lần thì nó có thể sẽ là từ khóa. Tuy nhiên không nên nhồi nhét từ khóa quá nhiều, chúng ta chỉ cần vừa đủ và phù hợp với bản thân là được.2 loại cần tìm: kỹ năng liên quan và động từ cho các đầu việc.

Kỹ năng liên quan như phân tích dữ liệu, giải quyết vấn đề,v.v

Động từ cho các đầu việc: đã tạo, tối ưu hóa, tối đa hóa, v.v

Vì mỗi một vị trí yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng khác nhau nên cần phải chỉnh sửa sao cho CV phù hợp với vị trí ứng tuyển. Không dùng một CV cho nhiều vị trí.

3. Thiết kế CV để ATS có thể quét

• Câu văn đơn giản, rõ ràng để ATS lẫn người đọc có thể nắm được thông tin nhanh chóng.
• Không chứa các ký tự đặc biệt
• Font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial, v.v
• Sử dụng 11-12pt cho kích thước văn bản thông thường và 14-16pt cho tiêu đề.
• Các lề nên cách nhau khoảng 1 inch trên tất cả các mặt CV.
• Luôn kiểm tra và đọc lại CV.

4. Chọn loại tệp phù hợp để tải xuống

File PDF là loại tệp phổ biến và được sử dụng rộng rãi nên ATS có thể đọc được. Hơn nữa, việc sử dụng PDF còn có thể duy trì được thiết kế và định dạng cho CV của mình.

Cách làm CV tiếng Anh xin việc chuẩn ATS

Hiện nay, bạn không cần tốn quá nhiều thời gian để tự thiết kế cho mình một bản CV chuẩn ATS. Việc bạn cần làm là bỏ ra một chút thời gian để điền thông tin vào mẫu CV tiếng Anh có sẵn.

Kết luận

Qua bài viết trên, chúng ta đã biết được phần mềm ATS là gì và nó hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào, các bước làm CV chuẩn ATS cũng như công cụ hỗ trợ làm CV ATS. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hẹn gặp bạn vào các bài viết sắp tới!