按照第 200 号通知（Thông tư 200）标准的记账式总账、日记总账方式登记总账的方法

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

总账（Sổ Cái）的登记方式根据企业的目的和结构不同分为四种形式。本文将带你了解日记总账、记账式总账、凭证日记账，以及账户总账的编制方法，以及如何在 Excel 上制作总账。

总账是什么？

总账是一种综合会计账簿，用于记录与企业各会计科目相关的日常交易。可以说，总账是对日常财务业务的汇总与分类。例如，总账记录用于原材料和供应商的支出、体现商品价值的收入，以及各类欠款。

过去，总账是手工编制的；而在信息时代，企业已应用计算机及各类会计软件来辅助编制总账。不过，编制总账所遵循的会计原则依然保持不变。

登记总账的好处

总账让企业能够追踪特定账户的余额，从而评估企业的盈利或亏损状况。由于总账逐日反映每笔交易，企业可以轻松比较和核对信息，及时发现异常的收支款项。此外，总账中的数据正是编制财务报表的基础，并能帮助企业为未来的经营活动制定计划。

总账的形式

目前有多种总账形式，以满足企业的不同目的。根据广泛使用的会计形式，总账可分为以下四种：

• 记账式（日记总账式）会计形式。

• 日记总账式会计形式。

• 凭证日记账式会计形式。

• 计算机会计形式。

每种形式在流程顺序、账簿样式和记录方法上都有各自的要求。总账的登记方式也会相应调整，以适应每种形式。企业应根据自身的目的、规模、管理要求或技术核算条件，选择合适的会计形式。

总账登记指南

总账与其他会计账簿一样，都必须遵循会计原则。企业需确保总账呈现科学合理，所提供的信息完整、准确。下面本文将给出按照第 200 号通知登记总账的指南。

按记账式（日记总账式）登记总账的指南

记账式会计的原则是按时间顺序进行。凭证信息首先记入总日记账（Sổ Nhật Ký Chung），再据此登记总账。记账式总账的登记规定如下：

• A 栏：用数字填写日期信息（日、月）。

• B 栏和 C 栏：填写记账凭证的编号和日期。

• D 栏：填写所发生业务的摘要内容。

• E 栏：填写总日记账中记录该业务的页码。

• F 栏：填写总日记账中记录该业务的行号。

• H 栏：填写总账中与所发生业务对应的账户编号。

• 第 1、2 栏：按每笔经济业务，将发生额填写在借方（Nợ）或贷方（Có）。期初，企业将账户余额记在第一行；随后将期中累计余额与期初余额相加。

每个会计科目在总账中单独登记，会计人员需要清楚每个科目应包含的内容。例如，科目 111 只反映现金、外币和货币性黄金的收支。虽然各科目内容不同，但登记总账的方式是相同的，都遵循会计原则。科目 111 以及其他科目的总账登记方式都有借方和贷方，以及日期和编号等信息。其中，借方反映现金、外币、货币性黄金在金库中的盘盈、外币汇率相对越南盾上升时的汇兑差额、货币性黄金价格上升的差额。贷方反映现金、外币、货币性黄金在金库中的短缺、外币汇率相对越南盾下降时的汇兑差额、货币性黄金价格下降的差额。

按日记总账式登记总账的指南

日记总账（Nhật Ký Sổ Cái）包括两个部分：日记部分和总账部分。日记部分包含“行次”、“记账日期”、“编号”、“日期”等栏目。第二部分包含多个记录账户的栏目，每个栏目分为借方和贷方两部分。栏目的多少取决于企业会计科目的数量。

日记总账的登记方式虽有简单易行的优点，但只适合规模小、经营业务少的企业。对于拥有大量会计科目的大型企业而言，日记总账的记账形式容易出错，且难以追踪。

按凭证日记账式登记总账的指南

采用凭证日记账式会计时，总账只需在月末或季末与凭证日记账核对后登记一次。总账中反映的借方或贷方发生额取自凭证日记账中的借方或贷方账户。因此，按凭证日记账式编制总账的方法与前两种会计形式略有不同。凭证日记账式总账包含两张表：第一张表反映年初借方或贷方余额；第二张表反映各月发生额数据。

按计算机会计式登记总账的指南

计算机会计式使用计算机软件辅助编制总账。在计算机上制作总账，需遵循上述三种会计形式之一的规则，或多种形式的组合。原则上，按某种会计形式设计的软件，其呈现方式与该会计形式一致。

通常，Excel 是编制总账的得力工具。关于在 Excel 上制作总账的方法，企业首先需要在 Excel 上创建总账模板，即确定会计形式，并按该形式确定总账的各个组成部分。以记账式会计为例，企业需要将总日记账中的信息引入总账。为确保信息引入准确，会计人员需要遵循以下几条原则：

• 总账中的数据条件必须清晰明确。

• 总账与总日记账的行数必须相等，以确保内容完整引入。

• 如果总账科目属于总日记账中借方账户栏，则对应账户应位于同一行总日记账的贷方账户栏。

• 总账中借方或贷方账户的数据必须与总日记账中的记录一一对应。

接下来是为总账设置公式的步骤。总账上的账户余额将使用 VLOOKUP 函数获取，然后用 IF 函数提取明细报表行，最后用 MAX 函数计算期末借方或贷方余额。

应该用 Excel 做账还是使用会计软件？

由于易于上手、成本低廉，在 Excel 中制作总账的方式已在企业中十分普及。然而，用 Excel 制作总账仍存在诸多不足。首先，在 Excel 上编制总账容易出现插入行或删除行等失误，且因需设置核对公式而略显复杂。此外，使用 Excel 时，企业多年信息存储会面临困难。因此，Excel 只适合小型企业。对于大型集团而言，登记总账的最佳方式是通过会计软件。

SimERP 会计软件基于 Odoo ERP 的会计模块构建，因其以下优点而受到众多企业的青睐：

• 软件设计易用，对用户友好。

• 软件按越南会计标准提供完整的账簿体系。新手不再觉得登记总账困难，因为软件已列出所有需要完成的项目。

• 信息在同一个系统上协同工作时全程贯通。

• 软件支持自动生成报表和数据分析，让会计工作更便捷，减少数据核对时不必要的失误。

结语

本文介绍了总账登记方法的基本信息。企业需要注意选择与自身目的和结构相适应的会计形式。至于总账的登记方法，不同的会计形式有不同的记法：记账式总账只反映记录在总日记账中发生的业务；日记总账式总账则同时包含日记部分和业务发生部分；凭证日记账式总账按月反映借贷发生额。除了选择合适的会计形式之外，企业也应注意使用 SimERP 等会计软件，让会计流程更加便捷。

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