用 Excel 管理库存：方法虽简单，但还合适吗？

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

库存管理被视为直接影响企业一切运营活动的"脊梁"。商品数量不大的中小型企业常用 Excel 管理物料库存以优化成本。然而，用 Excel 管理库存需要敏捷、准确的操作技能。在下文中，SimERP 将教你如何用 Excel 管理库存，并分享搭建和使用简易库存管理 Excel 文件的实用技巧。

库存管理 Excel 文件

每类商品都有不同的属性：有的按序列号/IMEI 管理，有的按批次日期管理，还有的按成分管理……请务必确保你手中有一份与你所经营商品相适应的 Excel 库存管理文件，避免出现卖科技产品却下载时装、食品库存管理文件的情况。

你可以下载通用库存管理 Excel 模板，并增删行列，使其契合你所经营的商品。例如，对于有保质期的化妆品，你可以增加批次日期列，从而了解该批商品的保质期到何时；对序列号/IMEI 类商品，则应增加序列号/IMEI 列，以便通过 IMEI 码精确管理库存数量。

在这份库存管理 Excel 文件中，你需要以下信息字段：

• 出库

• 入库

• 库存

不过需要注意，Excel 只是简单的库存管理方案，不适合管理拥有数百列信息的大体量商品。若用 Excel 管理如此大量的商品，你可能要花费大量时间计算，同时极难跟踪和更新。

用 Excel 进行库存管理，是小店主更轻松、便捷地管理商品的方法之一。这是许多店主用来掌控库存商品数量的方法。

用 Excel 管理库存的主要函数

要最轻松地使用库存管理 Excel 文件，极其重要的一点是掌握 Excel 的基础知识。KiotViet 将分享一些基础函数，帮助你最快地处理数据。

查找函数

查找函数是仓库会计人员经常使用的函数。查找函数用于查找并返回订单名称、品牌编码……以及客户、买家等各类信息。查找函数包括 VLOOKUP 和 HLOOKUP 函数。

其中，VLOOKUP 函数帮助查找并引用列向数据。

公式：VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

HLOOKUP 函数帮助我们在行向查找数值。

公式：HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])

条件函数 IF

IF 条件函数也是仓库会计中常用的函数。IF 函数在条件为真时返回值 1，条件为假时返回值 2。IF 函数常用于编制商品出入库管理表格。

公式：IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

条件求和函数 SUMIF

SUMIF 函数用于求和，对仓库会计人员而言，这是使用频率最高的函数。该函数返回所需单元格的总价值，但求和必须满足给定的条件区域。

公式：SUMIF(range,criteria,[sum_range])

LEFT 函数

在 Excel 中，LEFT 函数用于提取文本字符串左侧的字符。

公式：LEFT(包含所需字符串的单元格, 想要提取的字符数)

LEN 函数

LEN 函数用于统计总字符数。

公式：LEN(包含待统计字符串的单元格)

此外，LEN 函数还能统计总数字、字母和空格。

SUBTOTAL 函数

SUBTOTAL 函数用于计算列表或数据表中的分类汇总。使用者可根据计算类型在参数中进行选择。

公式：SUBTOTAL(需计算的参数)

用 Google Sheets 管理库存

用 Google Sheets 或 Google 云端硬盘（Drive）管理库存，最大的好处是允许多人同时录入数据。以下是用 Google Sheets 管理库存的方法：

步骤 1：直接在 Google Sheets 上创建库存管理文件，或上传现成模板

——直接在 Google Sheets 上创建库存管理文件：

• 你只需访问 https://docs.google.com/spreadsheets/u/1/ 并点击"新建空白表格"按钮

• 点击后，Google Sheets 会自动在你的浏览器中新建一个 Excel 文件

——将现成模板上传到 Google Sheets

• 访问链接：https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive

• 然后点击"新建"按钮

• 接着点击"上传文件"，在文件选择窗口弹出后，只需选择文件并上传即可

步骤 2：共享给多人并设置访问权限

• 第 1 步：访问 https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive

• 第 2 步：右键点击需要共享的文件

• 第 3 步：点击"共享"按钮

• 第 4 步：窗口弹出后，输入被授权者的邮箱地址，并选择"仅可查看（View-only）"、"可编辑（Edit）"或"可评论（Comment）"权限

• 第 5 步：点击"完成"，即完成 Google Sheets 的用户授权

步骤 3：建立目录、录入数据并查看报表

拥有库存管理文件并完成访问者授权后，现在你就可以使用上文提到的各类计算函数录入数据并管理库存了。

用 Excel 或 Google Sheets 管理库存的技巧

Excel 是库存管理软件的替代选择，适合商品数量不大的企业。凭借简单的工具和功能，Excel 帮助企业以可承受的成本、极其简便的操作管理库存。以下技巧可帮助你简单、高效地用 Excel 管理库存。

避免 Excel 盘点产生的错误

大公司不用 Excel 管理库存的原因之一，正是这个工具经常出错。实际上，很难在电子表格和底层数据中找出出错的原因，除非你准确知道这些错误源自哪里并去搜寻它们。避免 Excel 出错的唯一办法，是每日自查自纠，尽量减少失误。

即时更新

为避免不幸的事故，管理者必须确保任何处理订单的员工都要立即更新 Excel 中的数据。Excel 并非实时库存管理方案，因此实际库存数量和数值往往与电子表格上的数据不符。管理者需要经常更新实际库存数据，以确保有足够的商品供应市场。

经常整合数据

企业应每月花时间整合并更新数据，绘制各周期销售商品数量的草图图表。这项工作应按月、按季进行，尤其是在节假日或促销活动等高峰期。Excel 的一大局限是无法按时序输出报告和分析。不过，只要用户花时间把数据整合到汇总表中，问题便可迎刃而解。这项工作虽耗时，却能带来可观的效果，帮助企业分阶段跟踪和监控销售业绩。

评估数据

用免费的 Excel 管理库存能帮助企业掌握仓库空间情况。然而，要让这个工具发挥最大效力，管理者必须确保合理地跟踪仓库并进行计算。仔细审查你用于计算的各项数据，能确保信息准确、减少失误并节省时间。

盘点与总体评估

用 Excel 管理库存需要人力录入数据，或者企业需要将条码扫描器连接到电子表格系统。可以说，并非所有在 Excel 上的操作都能自动化。正因如此，使用 Excel 往往会带来风险：录入时出错、使用者反复调整，或利润被高估或低估等。这可能造成企业库存管理中断，甚至发生事故。因此，管理者必须盯紧一切，并每天复核数据。

用 Excel/Google Sheets 管理库存的优缺点

用 Excel 文件管理库存有如下优缺点：

优点

• 操作非常简单，易于使用

• 普及度高，可免费下载使用，从而节省使用成本

• 可以主动增删数据

• 适合销售管理流程简单的中小型企业

缺点

• 数据缺乏安全保护，影响企业重要信息

• 只适合小数据量处理。业务量增大后，数据处理速度变慢

• 无法提供数据统计和详细报告

• Excel 管理库存过于简单，只允许一人在一张表格上工作，企业须额外投入人力和时间

• 无法开具发票，从而限制了与销售设备的联动

• 手工录入，耗时且易出错

• 与客户和供应商的往来账款管理容易出错

• 不常与其他部门同步数据

对于数据量大、销售业务复杂、商品和客户众多的大型企业而言，Excel 很难满足需求。信息零散，管理者难以跟踪，导致无法关联数据编制详细报告。

你应该转用专业库存管理软件的理由

使用库存管理软件能帮助企业节省人力、时间和成本，并带来更多其他好处。

节省人力资源

当需要管理大量商品时，人力成本非常高昂，因为届时企业需要大量仓库员工。若使用专业的库存管理软件，公司必定能最大限度精减人员数量，同时让人事管理变得更轻松、高效。

精确管理库存数量

使用库存管理软件，除了优化仓储作业、充分利用仓库存储空间外，还能依据款式、批号、规格、保质期等信息，帮助企业极其精确地管理库存数量。

牢牢掌握产品数量和品类，能让公司始终充分满足客户需求。而且，借助专业的库存管理软件，管理者将对所有仓库的库存拥有最全面的视野，从而把库存压到最低，避免固定资金积压。

精细管理并核定各类商品的用量标准

如今的库存管理软件都支持按多种计量单位（米、厘米、吨、公担、千克、箱、袋、瓶、罐……）管理仓库内的商品，因此精确核定库存商品用量标准变得空前简单、快捷。

例如，在一家药品和医疗用品生产分销公司的物料仓库中：有 100 算箱 Panadol 药品、150 盒 Bionic 药品。这些数据都能在库存管理软件中轻松管理。

此外，与会计软件对接后，库存管理软件还能辅助核算投产前的原料、物料用量，核算产品成本，并为具体产品计算材料用量定额。

即时提供详细报告

如今，各库存管理软件都能基于软件上持续更新的数据，按使用者的需求以相应内容和形式编制报告。报告可以以示意图、表格、图表的形式呈现其中的各项参数和数据，为查看者带来最生动、直观的视野。

此外，仓库会计人员完全可以轻松将报告导出为 Excel 文件。

借助强大的权限管理确保信息安全

库存管理软件能够按员工在企业中的职级和权限进行授权。这意味着并非人人都能获得访问所有模块的权限，或可能被限制对数据的操作；某些数据，员工只能查看而不能修改或删除。

SimERP 软件及库存管理模块简介

关于 SimERP

SimERP 是一款基于 Odoo——全球领先的流行 ERP（企业资源计划）软件——构建的企业资源规划软件，具备诸多突出优势。SimERP 开发了 30 多个核心模块、1,000 个灵活的定制应用，全球用户网络多达 450 万。

SimERP 的优点

——一体化解决方案

SimERP 为企业提供完整的管理解决方案。所有这些应用和模块都集成同步在同一套系统上。

——实施成本低

基于开源（Open Source）平台，SimERP 允许企业以相对较低的初始成本实施，甚至远低于其他 ERP 解决方案。

——易于扩展的平台

企业可以轻松集成第三方应用（例如：物流服务、支付网关等），同时定制现有应用或添加新用户。

——界面易用

凭借与网站和移动设备兼容的拖拽式界面，SimERP 帮助用户更高效、更快捷地管理工作。

SimERP 的库存管理模块

如今，使用企业资源规划（ERP）软件——以 SimERP 的 Inventory（库存）模块为代表——来管理仓库会计业务，已成为 4.0 时代企业的普遍做法。

SimERP 基于领先的 Odoo ERP 平台构建，其 Inventory 模块凭借以下突出功能赢得了众多企业的信赖与使用：

• 双重库存管理，允许使用者完整追溯从供应商到客户的货源。所有数据均按使用者的设置汇总和更新。

• 支持对带或不带条码（二维码 QR code、条形码 Barcode）的订单进行打包和发运，并按产品可得性准备采购订单。

• 在同一系统上管理所有仓库，并使用仓库间的补货规则。

• 使用条码扫描器完成从库存、批次到装箱订单等各类盘点作业。

• 通过技术应用控制库存交易的作业处理时间，提升生产经营活动的透明度。

• 支持不同属性的商品：实物产品、消耗品、数字产品和服务。使用者可添加多种必要的自定义设置以满足经营需求。

• 使用再订货点和自动询价单（RFQ），助力供应链更高效地运转。

• SimERP 库存管理系统支持先进先出（FIFO）、平均成本法和标准成本法等产品成本核算方法。

结语

可以说，Excel 管理库存是门店和小型企业的优化方案。然而，随着经营规模的扩大，企业将需要专用库存管理软件来自动化数据录入和处理流程。希望本文为你带来了有用的信息。如果还有任何疑问，欢迎在本文下方留言，SimERP 将竭诚为你提供快速支持！

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