向下属员工布置工作：原则、流程与技巧

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

如何向员工布置工作才能最大限度地发挥他们的能力，至今仍是让许多管理者头疼的难题。不知道哪些工作该交给下属、哪些工作该自己做；不知道怎么布置才不会把事情搞砸——尤其是在疫情紧张、不得不远程办公的时期，这一点变得更加困难。

今天，让我们与 SimERP 一起探讨，一位管理者若想高效地向员工布置工作，需要了解的所有问题。

什么是高效、正确的任务布置

伦敦政治经济学院教授 John Hunt 曾说过："只有 30% 的领导者认为自己能够很好地完成向员工布置工作的任务。而其中只有三分之一被下属公认为善于布置工作的领导者。这意味着，只有十分之一的领导者真正懂得如何向员工布置工作。"

任务布置可以理解为：管理者将每个人的才干运用到适合他们的工作上。高效的任务布置，是指你最大限度地发挥下属的知识和技能，团队整体的工作生产力得到改善，工作流程顺畅、减少了摩擦。

向员工布置工作有两种方式：面对面交流布置，或通过聊天应用、电子邮件或软件间接布置。无论以哪种方式布置，要获得最大成效，都必须把工作交给合适的人，并明确工作完成时要达成的目的（工作成果、个人发展机会、团队协作改善等）。

向员工布置工作的原则是什么？

# 根据员工的能力布置工作

每个人都有自己的长处和不足。管理者的职责是通过了解和观察发现员工的优点并将其发扬光大。交给员工的工作若与其能力和强项相匹配，就能得到最好的完成。

# 分工明确，设定具体截止时间（Deadline）

工作需要划分清楚、公开透明，避免内部出现攀比和矛盾。此外，在向员工布置工作时，你需要充分沟通自己的要求，以节省返工修改的时间。

截止时间是建立科学、规范、有原则的工作文化所不可或缺的。作为一名懂得向下属布置工作的聪明管理者，你要学会设定合适的截止时间，既节省时间，又能最大限度发挥员工的能力。

# 经常检查、监督工作

为确保工作进度，管理者需要注意经常检查和监督工作。但不应过度干预他们的工作。你应当通过工作成效来评估自己的员工，而不是过分看重过程或执行方法。

# 及时总结、复盘

每当任务布置流程结束时，管理者应当与自己的员工当面交流，谈谈你对这次工作成效的评价意见。做得不够好，就提醒并总结经验；反之，则给予鼓励，如有必要还应予以表扬。领导者需要保持客观、坦率的态度，奖惩分明，这样才能带领团队不断进步。

向员工布置工作的流程

第 1 步：做好准备，明确以下几个问题：

• 描述要布置的工作：工作的目标。你为什么要把这项工作交给这名员工。什么时候开始？确保工作完成有哪些要求。

• 核实员工当前的工作量，避免给他们造成过大压力。

• 是否需要为员工补充培训某些技能，使其能够胜任这项工作？

• 你将如何布置工作，才能让员工心情愉快、全力以赴：你应当深入了解自己的员工：他们的优缺点、能力和工作动力。你为什么信任他们、把这项工作交给他们。员工出色完成这项工作后将获得什么好处。

第 2 步：布置工作

管理者在这一步要做的第一件事，就是安排一次面对面或线上交流来进行工作布置。在这一步，双方必须共同理解并就与工作相关的事项达成一致，例如：

• 就工作的目标进行深入沟通。

• 你将把多大的权限授予员工？他们何时有决定权，何时必须征求你的意见？

• 员工可以请求哪些支持、动用哪些资源？

• 确定执行时间、截止时间以及定期汇报的时间节点，以评估工作执行过程。

第 3 步：跟踪与控制工作

为确保工作按时完成并达到预期结果，你需要密切跟踪和检查工作执行过程，以便及时提出解决方案。

管理者会根据员工的能力和经验，考虑采取相应的控制和支持方式。

不过，你也不应过多干预工作的执行过程。这只会让他们觉得你不信任自己的员工。

通过 Zalo、Skype 或电子邮件布置工作的风险

如今，仍有许多越南企业使用传统工具（如 Excel、电子邮件等）或聊天工具（如 Zalo、Facebook、Viber、Skype、Slack 等）来与员工沟通和布置工作。

这些工具非常普及、易于使用。然而实际上，用这些工具来管理工作，正给企业——无论管理者还是员工——带来许多麻烦：

对管理者而言

• 不知道哪位员工负责什么工作、完成期限是什么时候？

• 无法掌握工作的整体进度。

• 无法准确评估员工的工作成效。

• 如果不在办公室，就很难远程监督员工。

对被布置工作的员工而言

在多人的聊天群里，布置工作的消息被刷走是不可避免的。

• 经常出现忘记被布置的任务、拖延截止时间、忘记定期汇报工作等情况。

• 不知道如何合理、科学地分配时间来高效完成工作。

员工任务布置软件——企业管理者的最优解决方案

如果你只管理一个小团队，没有划分部门，那么一切还比较简单。但如果企业设有许多职能不同、员工数量可观的部门，管理流程也会相应复杂得多。

尤其是疫情紧张时期，企业不得不远程办公，因此向员工布置工作、管理工作的难题更加突出。此时，工作管理软件将成为高效的解决方案。

项目管理软件通常是一个一体化（All-in-One）平台，团队和部门可以在其中制定项目计划、分配任务、跟踪工作进度、提醒截止时间、自动输出项目最终成效报告等。

借助这些功能，管理者可以高效地向员工布置工作，员工也能主动掌握自己的任务。与其经常通过员工的汇报来检查、跟踪进度，不如通过合适的进度报告轻松掌握。

完全免费的工作管理与员工任务布置软件

SimERP 是一款企业资源计划（ERP）软件，拥有项目管理模块和高效的员工任务管理功能。

该软件的项目管理模块集成了多项功能：

• 界面设计现代、简洁，无论老板还是员工都能轻松掌握工作，管理各个级别的项目。

• SimERP 的一大亮点是，用户可以随时随地通过网页版和手机版跟踪工作。这让管理者即使不在办公室，也能全面掌握布置给员工的工作。

• 软件会自动调整工作状态、设置截止时间提醒，帮助员工按时完成被布置的工作。

• 在统一平台上与各部门高效协作、分配工作。用户可以针对每项工作直接交流。

• 此外，SimERP 会在每个项目、每项工作结束后自动导出报告。员工节省了写报告的时间，管理者也能对自己布置给员工的工作获得全面、细致的了解，从而做出评价、提出建议，并为后续工作积累经验。

凭借这些突出优势，SimERP 已成为 Flexfit 家居、24hVISA 等众多越南企业的合作伙伴。

结语

向员工布置工作看似简单，但要布置得高效，则要求管理者聪明、有技巧，并真正理解自己的员工。当你掌握了布置工作的艺术，企业的一切资源都将得到优化，工作高效推进，老板和员工都会感到轻松愉快、更加团结。然而，在当今的科技潮流下，企业管理者应考虑使用员工任务布置软件，以节省时间、提升工作效率，从而在市场上获得相对于竞争对手的竞争优势。