会计信息系统：概念、构成要素及其在企业中的作用

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

如今，随着科学技术的不断发展，最先进的技术已被应用于人类活动的各个领域，从生产、经营到监督和管理。技术帮助人们更高效、更快捷地管理工作，同时提供及时、可靠的信息。会计是经济财务管理体系中最重要的组成部分之一，在企业生产经营活动的控制、管理和运营中发挥着巨大作用，在当前阶段尤其如此。

这就要求企业必须将技术应用于会计工作的组织实施，以建立高效的会计信息系统。该系统必须合理、严密，以最先进的技术处理手段提供真实、及时、可靠的信息。这不仅能增强企业的竞争力，还能提高企业的运营效率。这是符合改革创新进程的必然发展趋势，尤其在当今经济一体化的阶段。

在本文中，让我们与 SimERP 一起了解会计信息系统的概念以及在企业中发展会计信息系统的方案。

什么是会计信息系统？

会计信息系统（AIS）是机关或企业用来收集、汇总、管理、存储、处理、检索和报告自身财务会计数据的架构。会计信息系统可由会计人员、咨询顾问、业务分析师、管理层、首席财务官（CFO）、审计师以及管理人员和税务机关使用。

会计人员接受过与 AIS 协作的深度培训，能够确保企业财务交易和财务存储活动的最高准确率，并保证财务数据随时可供使用，同时保持原始数据不变。

会计信息系统的构成要素

一个基本的会计信息系统通常包括四个主要要素：人员、程序与指引、数据、软件。下面让我们详细了解每个要素。

人员

会计信息系统中的人员就是系统的使用者。在一个组织中需要使用系统的专业人员包括：会计师、咨询人员、业务分析师、管理人员、首席财务官和审计师。会计系统帮助企业内部各部门协同配合。

有了设计良好的会计信息系统，组织内的所有员工都可以获得授权访问系统并获取必要的信息。系统还简化了组织外人员在需要时获取信息的过程。

会计信息系统的设计应满足用户需求，高效、易用，并尽量减少升级改造的需求。

程序与指引

会计信息系统的程序与指引是指系统用于收集、汇总、存储、管理、检索和处理数据的方法。这些方法都自动运行。数据可以来自两类来源：内部来源（例如企业内部员工）和外部来源（例如客户的在线订单）。

这些程序与指引通过文档和培训被固化到会计信息系统中。为获得最佳效果，必须始终如一地遵循这些程序与指引。

数据

为了存储信息，会计信息系统必须具备类似结构化查询语言（SQL）的数据库结构——SQL 是一种常用于数据库的计算机语言。系统还需要多种不同的输入方式供各个系统用户录入数据，并提供多种不同的输出格式，以满足不同用户和不同信息类型的需求。

系统中所包含的数据是所有与企业经营实际相符的财务会计信息。任何影响企业财务体系的经营数据都必须录入系统。

会计信息系统中的数据类型取决于企业的规模和类型，但可能包括以下几类数据：

• 销售发票

• 客户付款报告

• 经营分析报告

• 采购申请

• 供应商发票

• 登记簿核对

• 总分类账

• 盘点数据

• 人事编制信息

• 考勤表

• 税务信息

这些数据随后可用于编制会计报表。将所有数据集中存储在一处——即会计信息系统中——将为档案存储、分析、报告、审计和决策等活动创造便利条件。要让数据真正有用，它必须完整、准确且可靠。

软件

会计信息系统的软件是指用于存储、管理、检索、处理和分析企业财务会计数据的计算机程序。在计算机出现之前，系统是依靠纸张的手工系统；而如今，大多数企业都在使用会计软件作为系统的基础。

会计信息系统的功能

– 收集和存储企业生产经营活动的数据。

– 处理并为相关各方提供有用的信息，例如：

• 向企业外部相关方（客户、投资者、审计师）提供财务报表。

• 提供准确、及时、可靠的信息，服务于计划制定。

• 提供有用的信息，服务于计划执行的管理、检查与控制。

• 为企业日常运营活动提供快速、准确的信息。

– 支持企业内部的控制活动。

• 控制企业生产经营流程的执行合规性。

• 保护企业的实物资产和知识产权资产。

• 控制企业内与信息相关的活动，确保它们始终得到准确、及时的处理。

企业中的会计信息系统

目前，越南企业建设和发展管理信息系统乃至会计信息系统仍面临诸多困难。在工业4.0时代，信息系统的设计需要尽快实施和完善，以增强企业管理能力、提升企业竞争力。

企业中会计信息系统的设计

要高效设计企业中的会计信息系统，您可以参考我们下面的建议。

第一，企业必须建立财务会计与管理会计相结合的会计机构。要让会计信息系统高效运转，企业需要将管理会计机构与财务会计设在同一部门内结合运作。但这种结合仍需要明确区分和分工，明确各自的内容、信息提供范围以及管理会计与财务会计之间、明细核算部门与汇总核算部门之间的关系，以避免信息处理和提供工作中的重叠与延误。

第二，必须建立会计凭证流转流程。企业需要重新设计凭证流转流程，以高效服务于会计信息系统。首先，需要增设一些生产类凭证，以服务于会计的成本管理和成本核算工作。同时，明确流程编写人、审核人、检查人等角色。此外，内容还需涵盖：使用凭证的目录；凭证流转时间及规定期限的相关规定；赊销流程。

第三，按照提供管理信息的发展方向完善会计科目体系。依据财政部颁布的会计科目体系，企业可以重新设计会计信息科目表，以便跟踪固定费用、变动费用以及符合信息管理需求的各类管理编码。

第四，按照服务管理的信息提供方向建立会计账簿体系。明细账、总分类账、会计平衡表、经营成果报表等会计账簿体系的各类账表，都承担着服务于管理会计工作的职能。会计信息系统不强制按规定格式建立。企业可根据管理目的，建立一套账簿体系，以便及时、准确地向管理者跟踪和提供信息。

第五，组织报告体系。会计信息系统中的报表软件应灵活设计、编制和呈现，以符合用户需求。

根据企业规模、经营类型和管理者的要求，需要有以下几类报告：服务于管理者计划职能的信息与报告；服务于管理者检查工作的报告；服务于管理者决策活动的信息与报告。

应用信息技术正是帮助企业快速分析、处理所收集信息并及时出具报告、确保信息实用性的关键。

会计信息系统的控制

为确保信息系统乃至会计信息系统的安全，企业需要重点落实以下措施：

第一，保护会计信息系统免受非法访问：非法侵入会计人员的计算机以及存放会计软件和数据的服务器，可能给企业带来诸多风险。因此，保护企业数据系统免受未经授权的访问，是首要优先落实的措施。

第二，监控系统访问活动：除了阻止非法访问之外，企业还必须跟踪和监督所有对会计信息系统的访问活动。为此，企业可以使用访问日志——它通常是安全操作系统模块的一部分——来跟踪、控制登录时间、访问请求类型、访问者代码和访问数据。

第三，防止对处理设备的非法物理侵入：为最大限度降低计算机设备丢失、信息被泄露或破坏的风险，严格控制对企业计算机系统的物理访问极为必要。

第四，使用先进技术防止数据破坏行为：实际上，数据安全风险与通过技术手段窃取或篡改数据的行为关系密切。因此，为确保会计数据系统的安全，企业也需要采用相应的技术来防止数据破坏行为。

第五，确保会计数据存储的安全：保障会计数据存储安全的措施包括：存储设备（如软盘、硬盘、压缩盘、CD 光盘、U 盘或磁带）以及数据备份。

第六，确保数据传输的安全：企业需要密切监控计算机网络，尽早发现安全薄弱点，从而加强维护和数据备份等工作，以降低各类风险和隐患。

第七，制定丢失数据的恢复与重建计划：企业需要通过数据备份来制定数据预防和恢复计划。对于特别重要的数据，应尽可能存放在企业范围之外的安全地点。同时，企业应安装能够最快恢复丢失数据的应用软件。

会计信息系统的作用

存储与处理数据

科学技术日益发展，带动了其他经济领域的蓬勃发展。这给企业在财务会计信息的存储和管理方面提出了巨大挑战。此时，系统的作用将得到最大程度的发挥。会计信息系统承担着存储和处理信息的任务，为企业战略决策提供最有用、最可靠的信息。

连接业务系统与管理系统的桥梁

会计信息系统被开发为组织和企业中管理系统与业务系统之间的桥梁。除了存储和处理信息的主要作用之外，系统还承担统计汇总的任务，以出具准确的会计报表，从而帮助企业快速处理会计工作，增强工作过程中的互动性。

节约时间和成本

会计信息系统为企业使用者节约成本和时间方面贡献不小。使用系统后，管理者可以避免信息存储中不必要的差错，从而在一定程度上减少可能发生的损失，帮助企业避免严重的财务损害。

总之，会计信息系统在一定程度上解决了当今民营企业面临的三大问题：第一，支持并提升企业的竞争力；第二，支持企业决策；第三，支持业务运作和生产经营活动，助力企业日益繁荣发展。

结语

以上是关于企业会计信息系统的综合信息。希望透过这篇文章，读者已经掌握了会计信息系统在企业组织、管理和运营工作中的作用。如果还有任何问题，请在本文下方留言，SIMERP 将为您快速解答！

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