Kế toán xuất nhập khẩu là gì? Quy trình Hạch toán, Định khoản và Ủy thác

Đi cùng sự phát triển của thương mại quốc tế, việc trao đổi, mua bán và xử lý các giao dịch, hợp đồng xuất – nhập khẩu ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý hàng hóa, luồng tiền của doanh nghiệp. Trong đó, kế toán xuất nhập khẩu là một mắt xích không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động thương mại – logistics quốc tế nào. Vậy kế toán xuất nhập khẩu là gì? Phương pháp hạch toán kế toán xuất nhập khẩu được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin tổng quan về kế toán xuất nhập khẩu, bao gồm: khái niệm, nhiệm vụ công việc và quy trình hạch toán của từng loại nghiệp vụ cụ thể theo thông tư 200.

Kế toán xuất nhập khẩu là gì?

Khái niệm

Kế toán xuất nhập khẩu là nghiệp vụ liên quan đến việc hạch toán các loại chứng từ xuất nhập khẩu như chứng từ nộp thuế, vận đơn (chứng từ vận tải – logistics), chứng từ thanh toán. Đây là công việc nhằm đảm bảo số lượng và giá trị của hàng hóa xuất nhập khẩu được giao nhận và thực hiện đúng cam kết của hợp đồng thương mại quốc tế.

Bên cạnh đó, kế toán xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ theo dõi, giám sát tình trạng thanh toán giữa các bên theo hợp đồng theo bộ quy tắc thương mại quốc tế một cách chính xác, đầy đủ cho từng lô hàng, từng khâu vận chuyển. Qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt kịp thời tình hình tiêu thụ từng mặt hàng cả về số lượng, chất lượng. Thông qua kế toán xuất nhập khẩu, doanh nghiệp dễ dàng quản lý các số liệu, tài liệu về hoạt động xuất nhập khẩu nhằm phân tích, kiểm tra các chỉ tiêu tài chính cho công tác lập kế hoạch và phát triển vốn kinh doanh trong tương lai.

Thực tế, có nhiều phương thức kế toán xuất nhập khẩu khác nhau, bao gồm:

• Kế toán xuất nhập khẩu trực tiếp.
• Kế toán xuất nhập khẩu ủy thác.
• Kế toán xuất nhập khẩu hỗn hợp.

Kế toán xuất nhập khẩu cần làm những gì?

Về cơ bản, công việc kế toán xuất nhập khẩu bao gồm các đầu việc chính như sau:

• Xử lý, kiểm tra hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu, thông quan, kiểm kê hàng hóa, v.v.
• Thường xuyên cập nhật tỷ giá ngoại tệ và theo dõi các giao dịch ngân hàng.
• Thực hiện thủ tục mở tín dụng thư L/C (Letter of Credit), hay chuyển tiền bằng điện T/T (Telegraphic Transfer) cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Xử lý, giải quyết bộ chứng từ chưa đúng quy định để thông quan và xuất hàng ra khỏi cảng.
• Tổng hợp đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu để làm căn cứ cho ngân hàng thu hộ tiền.
• Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu cho ngân sách nhà nước.
• Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh vào cuối kỳ và hạch toán vào sổ sách và phần mềm kế toán.
• Đốc thúc và theo dõi thu hồi công nợ từ khách hàng.

Phương pháp hạch toán kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa

Để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác thực hiện công việc kế toán xuất nhập khẩu, bạn hãy tham khảo hướng dẫn định khoản kế toán xuất nhập khẩu theo thông tư 200 cho từng loại quy trình nghiệp vụ dưới đây:

Quy trình hạch toán kế toán xuất khẩu hàng hóa

Dựa trên căn cứ bộ chứng từ xuất khẩu

Trên cơ sở bộ chứng từ xuất khẩu, gồm: hóa đơn thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng, đơn đặt hàng, đơn giao hàng, hợp đồng, tờ khai, giấy tờ chứng minh đạt điều kiện xuất khẩu của hàng hóa, tiến hành hạch toán như sau:

• Ghi nhận doanh thu
• Ghi Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (Nếu khách hàng trả tiền ngay).
• Ghi Nợ tài khoản 131 – Phải thu khách hàng (Nếu khách hàng chưa thanh toán).
• Ghi Có tài khoản 511 – Doanh thu.
• Có tài khoản 333 – Thuế phải nộp NS (chi tiết các loại thuế xuất khẩu phải nộp nếu có)
• Ghi nhận giá vốn
• Ghi Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
• Ghi Có tài khoản 156, 158 –  Hàng hóa, hàng kho bảo thuế.

Lưu ý:

• Nếu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, thì không cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng mà chỉ cần xuất hóa đơn thương mại (commercial invoice).
• Theo dõi, hạch toán theo đúng loại tiền tệ của giao dịch phát sinh, sau đó quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Dựa trên căn cứ hóa đơn logistics

Trên cơ sở hóa đơn chi phí làm hàng, chi phí mở tờ khai, chi phí vận chuyển của các công ty hoặc đại lý logistic, tính từ thời điểm hàng xuất kho đến khi hàng hóa được giao cho khách hàng, tiến hành hạch toán như sau:

• Ghi Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
• Ghi Có tài khoản 331 – Phải trả người bán.

Dựa trên căn cứ chứng từ nộp thuế xuất khẩu

• Trường hợp có chứng từ nộp thuế xuất khẩu, hạch toán như sau:

• Ghi Nợ tài khoản 333 – Thuế xuất khẩu phải nộp ngân sách nhà nước (cụ thể loại thuế xuất khẩu phải nộp).
• Ghi Có tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Dựa trên chứng từ thu tiền bán hàng hay giấy báo có của ngân hàng

• Ghi Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng.
• Ghi Có tài khoản 131 – Phải thu khách hàng.

Lưu ý:

• Thông thường, hàng hóa xuất khẩu sẽ được thanh toán bằng ngoại tệ.  Do đó, kế toán xuất khẩu phải ghi nhận chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh khi thanh toán.
• Trường hợp phát sinh thêm lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, hạch toán vào tài khoản 515. 
• Trường hợp phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, hạch toán vào tài khoản 635.
• Tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm, cần đánh giá lại tỷ giá hối đoái khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên Nợ tài khoản 131. 
• Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. 
• Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 635.

Dựa trên căn cứ chứng từ thanh toán chi phí cho các đại lý và công ty logistics

• Ghi Nợ tài khoản 331 – Phải trả người bán.
• Ghi Có tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Quy trình hạch toán kế toán nhập khẩu hàng hóa

Dựa trên căn cứ bộ chứng từ nhập khẩu

Trên cơ sở bộ chứng từ nhập khẩu, gồm: phiếu đóng gói (packing list), hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai, đơn đặt hàng, giấy tờ chứng minh đạt điều kiện nhập khẩu của hàng hóa, tiến hành hạch toán như sau:

• Ghi Nợ tài khoản 151 – Hàng đi đường (nếu hàng chưa về nhập kho).
• Ghi Nợ tài khoản 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế (nếu hàng đã về nhập kho).
• Ghi Có tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Lưu ý: Theo dõi, hạch toán theo đúng loại tiền tệ của giao dịch phát sinh, sau đó quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Dựa trên căn cứ bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu

Trên cơ sở bộ chứng từ nộp thuế nhập khẩu, gồm: tờ khai hải quan, giấy đề nghị thanh toán, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, tiến hành hạch toán như sau:

• Hạch toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt tại khâu nhập khẩu
• Ghi Nợ tài khoản 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
• Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế nhập khẩu.
• Ghi Có tài khoản 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Hạch toán thuế giá trị gia tăng hàng hóa nhập khẩu
• Ghi Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
• Ghi Có tài khoản 33312 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
• Hạch toán thanh toán thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng hóa nhập khẩu
• Ghi Nợ tài khoản 3333, 3332 – Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Ghi Nợ tài khoản 33312 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
• Ghi Có tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Dựa trên căn cứ chứng từ logistics

Trên cơ sở các chứng từ logistics liên quan đến chi phí nhập khẩu lô hàng, tính từ thời điểm đặt hàng đến khi nhập kho hàng hóa (hóa đơn giá trị gia tăng của các hãng vận tải, đại lý logistic, cơ quan hải quan), tiến hành hạch toán như sau:

• Ghi Nợ tài khoản 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
• Ghi Có tài khoản 331 – Phải trả người bán.

Lưu  ý: Phân bổ chi phí logistic cho từng mã hàng hóa của lô hàng nhập khẩu theo tiêu thức: phân bổ theo trị giá hoặc số lượng, phân bổ toàn phần hoặc từng phần, tùy vào điều kiện phát sinh thực tế.

Dựa trên căn cứ chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu

• Ghi Nợ tài khoản 331 – Phải trả người bán.
• Ghi Có tài khoản 111, 112  – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Lưu ý:

• Trường hợp phát sinh giao dịch với hình thức thanh toán L/C, cần hạch toán qua tài khoản 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
• Thông thường, hàng hóa nhập khẩu sẽ được thanh toán bằng ngoại tệ. Do đó, kế toán nhập khẩu phải ghi nhận chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh khi thanh toán.
• Trường hợp phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, hạch toán vào tài khoản 515. 
• Trường hợp phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, hạch toán vào khoản 635.
• Tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm, cần đánh giá lại tỷ giá hối đoái khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên Có tài khoản 331. 
• Trường hợp phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, hạch toán vào tài khoản 515. 
• Trường hợp phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, hạch toán vào khoản 635.

Dựa trên căn cứ chứng từ thanh toán phí logistic

• Ghi Nợ tài khoản 331 – Phải trả người bán.
• Ghi Có tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin khái quát, cơ bản về nghiệp vụ hạch toán kế toán xuất nhập khẩu. Hy vọng, bài viết đã chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết giúp bạn có thể làm tốt công việc kế toán xuất nhập khẩu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần tư vấn thêm về phần mềm kế toán xuất nhập khẩu để hỗ trợ hiệu quả công việc, đừng ngần ngại liên hệ ngay với SimERP nhé!