如何最高效、最周全地管理工作时间与项目进度？

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

当今时代的快节奏让每天 24 小时似乎永远不够用。尤其是当多个项目同时推进时，缺少一套统一的流程可能引发"危机"，导致整体工作进度停滞，甚至无限期延后。这时，时间管理技能就是帮助个人和企业提升工作效率、始终保持主动并为后续计划做好准备的一把万能钥匙。那么，如何以最优的方式管理工作时间呢？下面的文章将介绍当今企业环境中高效管理时间不可或缺的方法。

什么是高效的时间管理？

时间管理包括制定计划并合理分配时间以完成既定目标的过程。面对同样有限的时间，有些人似乎总能有足够的时间完成任何想做的事情；而有些人却总是困难重重，需要匆忙赶工才能完成任何任务。因此，高效的工作时间管理不仅停留在计划这一步，还体现在如何设定目标以及细化达成目标的各个步骤上。

要高效完成工作并节省时间，请确保目标从最初的执行阶段起就是"标准"的。设定短期目标最有效的方法之一，就是运用 S.M.A.R.T 原则：

• Specific（具体）：设定目标时，要对需要完成的内容做到具体。目标越详细、越清晰，就越容易完成。

• Measurable（可衡量）：目标应当可以量化衡量。这让你能够跟踪并判断工作成果是否达成了既定目标。

• Attainable（可实现）：设定的目标必须确保在实际能力范围之内。

• Relevant（相关性）：目标要切合实际。设定的目标是否与现有资源相匹配？是否与企业的经营成果直接相关并产生影响？

• Time-bound（有时限）：每个目标都需要为每个阶段、每个项目节点和每个小目标划定具体的执行时间框架。

符合 S.M.A.R.T 标准的目标示例：

• 在 2021 年前 3 个月内，通过 B 电商平台实现产品 A 销售收入 100 万美元。

• 在 2021 年第一季度，移动版 A 电商平台平均每月吸引 50 万次访问，转化率达到 5%。

总的来说，设定目标和管理工作的方法有很多。但要高效管理时间，我们需要掌握规划执行时间的重要性，并建立工作流程，运用合适的技能、工具和辅助软件，以尽可能高的效率完成工作。

为什么需要时间管理？

为什么面对同样的时间，有些人的工作效率是别人的两倍甚至三倍？为什么有人既能全职上班，又能同时打理几个小生意项目？秘诀很简单，就在于时间管理技能。

帮助产生动力并提升工作效率

拥有一份每日、每周或每月的详细工作计划，将各项任务按逻辑、科学的方式排序，能让你获得一份最优的时间表，更顺畅地开展工作。此外，懂得时间管理还能为你增添工作动力。与其茫然不知该做什么，不如让一切都被有序组织和提前规划好，这让你始终保持主动，并有更多时间投入工作中的创新。

帮助更高效地协同工作

工作中的高效时间管理，不仅能让你自我跟踪工作进度，还能帮助你评估个人工作效率。从团队协作的角度看，掌握进度还能促进个人与团队之间更默契的配合。例如，市场（Marketing）团队需要与你开会讨论下季度的产品发布计划。高效的时间管理能帮助你确定空档时段，让双方得以安排会议。如此一来，企业内部的运转就会更加协调有序。

减少拖延并缓解工作压力

缺乏时间管理技能往往伴随着"临时抱佛脚"或应付了事的情况。这不仅给个人自身带来工作压力，还会间接导致在执行项目时因缺乏时间深思熟虑、评估问题而做出冲动、欠考虑的决策。

因此，设定合理、具体的截止时间（deadline）并预先明确各项目标，将帮助你减少拖延，在日常工作中始终保持主动。

管理时间与项目进度的步骤

要高效管理项目时间，每位员工或管理者需要执行以下 4 个基本步骤：

• 第 1 步： 确定每日、每周或每月的目标，并列出达成既定目标所需完成的任务。

• 第 2 步： 确定完成工作所需的资源。包括：工作量有多大？需要与谁协作才能完成这项工作？需要预留多少时间来完成既定任务？

• 第 3 步： 排定顺序并为工作设定具体成果。例如：优先顺序、截止时间、需要取得的成果。

• 第 4 步： 按既定计划执行，并在每天、每周和每月结束时评估结果。

在每一步中，你都可以使用时间管理工具或应用，以简化操作并契合个人工作风格。重要的是，你需要不断磨炼时间管理技能，学会在工作中善用各种时间管理工具。

高效管理工作时间的方法

管理时间、周全安排工作有许多技巧。然而，以下 3 种方法是想要在职场中高效管理时间的必备之法：

为工作设定优先级

在制定工作时间管理计划时，你需要做的第一件事就是为既定任务确定优先级。要确定这些优先级，请建立一组标准来回答这样的问题：什么样的工作属于高/中/低优先级？

例如，高优先级的工作是需要立即完成并与上级或合作伙伴沟通的事项；低优先级的工作是可以延后、你可以随时自行完成的事项。

确定优先级将帮助你更合理、科学地安排工作，在日常工作中不错过任何重要任务。

排除干扰因素

当你努力完成工作时，总会有让人分心的因素。可能是同事"求助"的闲聊、客户打来的电话，或工作时间独自办公时的注意力涣散。要减少干扰因素，你需要学会对不属于个人职责范围的事情说"不"，并培养自觉精神，控制专注力、消除"空白"时段。

此外，当打算在工作中"多任务并行"时，你也需要慎重考虑。研究表明，多任务处理会分散你的注意力，降低整体效率。因此，与其多任务并行，不如逐个高效完成单项任务。

使用工作时间管理软件

如今，使用管理软件来自动化设置工作时间框架、跟踪个人及整个项目的进度，对企业来说已不再陌生。借助企业资源计划（ERP）软件的支持，企业可以在管理员工工作时间方面节省大量时间和成本。

具体来说，ERP 软件是一种多功能软件解决方案，帮助企业轻松收集、存储、管理并分析经营活动。借助 ERP，每位员工都能轻松跟踪团队的工作进度；另一方面，管理者可以密切监督员工的工作时间，更高效地协调各项目。

借助 SimERP 软件高效管理工作时间

SimERP 软件解决方案系统集成了众多模块，全面满足企业各项功能需求，包括工作时间管理功能，配备时间表管理模块（Timesheet Module）、项目管理模块（Project Module）和人事管理模块（Employees Module）。

借助 SimERP 解决方案套件，企业不仅能轻松管理员工的工作时间，还能通过其他集成的 SimERP 应用（如销售、费用、招聘和考核），在各部门之间高效分配工作量。

SimERP 软件的优点

• 全面的软件解决方案：支持处理一系列业务需求，如项目管理、人事管理、电子商务、CRM、制造、库存管理等。

• 易用的界面：功能多样，界面简约，对用户友好。

• 灵活的模块结构：每个流程或功能都由独立的模块处理，便于满足企业具体的业务需求。

• 可与领先的电商平台 Magento 轻松集成。

总结

由此可见，时间管理是直接影响任何项目执行过程的重要因素。因此，采用 Sim ERP 这类企业资源计划软件解决方案，是企业简化时间管理流程、更高效跟踪项目进度的重要一步。目前，该软件正提供 30 天免费试用套餐。联系 SimERP 注册试用，体验软件吧！

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