远程办公：优缺点及常见办公模式

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

新冠疫情（COVID-19）的暴发迫使许多企业必须适应环境、改变工作方式。员工不必再到公司上班，而是获准远程办公。企业借助各类支持工具帮助员工提升效率，同时更好地管理员工。

然而，据多方预测，远程办公不仅仅是一种临时解决方案，而将成为国内外公司都必须逐渐习惯的趋势。那么，什么样的办公模式才是合适的？企业应该使用哪些工具？

什么是远程办公？

远程办公是指劳动者使用现代化的通讯、交流技术设备，在任何地点开展工作来完成工作任务。由于工作是通过互联网进行的，你可以在家中、咖啡馆或任何地方完成分派给你的工作。同样，企业则通过各类远程办公软件和系统来监督和管理员工。

越南的远程办公趋势

居家办公正在成为当今世界一股不可逆转的趋势。普华永道（PwC，世界领先的审计与咨询公司）针对新冠疫情期间越南的远程办公模式进行了评估。

PwC 于 2021 年发布的报告显示，82% 的受访者认为远程办公将在未来成为普遍趋势，即使新冠疫情结束之后也是如此。普华永道越南分部已证明，多达 80% 的企业相信，无论现在还是将来，采用远程办公形式对劳动力市场而言都是必然趋势。

19% 的受访者希望完全远程办公，22% 的人同意每周远程办公 1 天或更少，33% 的人期待一种办公室办公与居家办公相结合的模式（Hybrid，混合模式）。要掌握好这种混合远程办公模式，企业制定了 3 项远程办公原则，包括：

• 改变管理行为和风格：以工作成效为重，向员工授权，应用 AGILE（敏捷）思维等。

• 提升效率的管理方法：目标管理（MBO），制定政策和办公流程，使用多种不同的沟通渠道等。

• 与员工建立稳固的关系：发展高效的居家办公方法，关心员工，组织员工凝聚力活动，营造团结氛围等。

远程办公的优缺点

远程办公的优点

远程办公为企业带来诸多益处，例如：

• 减少往返于家和办公室之间的通勤时间和成本。

• 工作时间和工作空间灵活。

• 提高工作专注度。

• 缓解压力。

• 平衡生活。

• 节省办公室租金。

• 增加与不同地区员工共事的机会。

下面，我们就和 SimERP 一起详细了解每一项益处。

减少通勤时间和成本

在家办公，你可以节省出一笔通勤时间。此外，还能省下一笔油费、公共交通或出行服务的开支。居家办公时，你不必面对尾气灰尘、堵车或汽车鸣笛的噪音。从而减轻每次上下班时的压力。

工作时间和空间灵活

在家办公时，你可以选择最适合自己的、最舒适的空间、着装和办公方式。相比执行企业统一规定的工作风格，员工会更容易把工作做得更高效。

提高工作专注度

在家办公可以减少来自电脑、同事的噪音干扰，让你更专注，同时也减少了与周围人闲聊的时间。

缓解压力

在家办公有助于员工更轻松地掌控自己的压力。你可以在工作期间安排几分钟的短暂时间来活动身体、稍作休息，以减轻疲劳。

平衡生活

远程办公帮你为生活节省出更多时间，做到工作与休息兼顾。

节省办公室租金

远程办公后，员工在办公室停留的时间会减少。因此，场地租赁成本可以大幅降低。如果能灵活运用远程办公方案，公司甚至可以比在办公室办公节省多达 30% 的场地成本。

增加与不同地区员工共事的机会

借助远程办公方式，企业可以招聘来自不同地区、不同区域的员工，甚至是不同国家的员工。这有助于企业打造竞争优势、开拓新市场并提升生产力。驻当地办公室的员工还可以向国际同事学习知识、技能和经验。

远程办公的缺点

远程办公在为企业带来诸多益处的同时，我们也必须正视这种模式带来的缺点。典型的例子有：远程办公要求员工具备高度的自律性和自觉性，同事之间的沟通交流效率降低等。

让我们深入了解企业在将远程办公应用于自身之前需要权衡的一些缺点。

要求高度自律和自觉

由于在舒适的环境中工作，不像在公司那样受到诸多管理，许多员工在自觉执行和完成工作方面会出现问题。例如，你很容易把太多时间花在休息上、延长午睡时间，或被家务琐事干扰。这样一来，工作就会拖延，项目被推迟，难以高效完成。

沟通与交流效率降低

通过互联网进行的沟通和交流，通常不如面对面交流有效。员工要花时间等待消息回复，甚至不得不预约开会进行讨论，耗时较多。

要求自行解决问题

在办公室工作时，你会有更多的时间和机会与同事、上级会面并快速交流。然而，在家办公时，由于与同事交流的时间有限，你主要得靠自己解决工作中的难题并实现自我成长。

与同事的互动减少

居家办公时的主要沟通方式是通过互联网。这会限制与员工、同事之间的互动程度。

企业在员工管理方面遇到困难

企业无法直接管理，只能通过电子邮件、报告和线上会议来管理员工。由于这还取决于员工的诚信度，企业很难真正监督到位。因此，各公司需要建立一套流程并使用远程办公工具，以便更高效地进行人力资源管理。

当今流行的远程办公模式

目前世界上有两种流行的远程办公方式：完全远程办公和非完全远程办公。那么这两种方式之间究竟有没有区别？如今有多少种模式被广泛使用？

完全远程办公

采用这种模式，企业无需支付场地租金以及水电、网络等费用。全体员工都可以在任意时间、任意地点办公，只要完成足够的工作并达成既定目标即可。目前完全远程办公有两种模式，包括：

模式 1：跨时区远程办公（Fully Remote – Asynchronous，完全远程—异步）

这种模式适合员工居住在多个不同国家、地区的公司。劳动者可以在任何地方、任何时间办公。工作任务持续下发，并附有明确的截止日期（deadline）。例如，为企业供稿的撰稿人就可以远程工作。他们需要保证每月的文章数量，薪酬则按文章数量计算。

优点：

• 这种模式为员工带来绝对的灵活性，因为他们可以主动选择适合自己的时间和地点。

• 由于人员分布在各个不同区域，这种模式让企业可以提供 24/24 全天候的产品和服务。而且，雇主可以按照员工所在地区的地理情况制定相应的薪酬水平，从而降低人力成本。

缺点：

• 由于员工来自不同地区、工作时间不统一，导致人员之间缺乏紧密联系。

• 管理者在处理下属问题时会遇到困难，原因多种多样，如地理距离或工作时间差异等。

模式 2：同步远程办公（Fully Remote – Synchronous，完全远程—同步）

与上述模式相反，人员必须按照特定时区工作，且通常位于同一地理区域。每位员工都承担一部分重复性工作，并且必须与其他员工在同一时间段协同配合，以确保整体工作得以完善。

优点：

• 增强内部沟通，促进不同部门、不同员工之间的协作与问题解决。

• 增强人员之间的实时互动。

缺点：

• 客户服务支持只能在办公时间段内进行。

• 由于时区不同，难以招聘海外人员。

非完全远程办公

模式 3：混合办公模式（Hybrid）

企业将固定安排一部分员工在办公室工作，另一部分员工远程办公。员工每周有几天在家办公，其余时间在公司办公。

优点：

• 可以招聘企业所在区域以外的岗位人才。

• 由于有一部分员工在家办公，运营和办公室租赁成本得以降低。不过，企业仍然需要为支持员工工作的设备和工具编制预算。

缺点：

• 远程员工与在司员工之间难以形成紧密联系。

• 在平衡工作与生活方面会遇到困难。

• 要求员工在工作中有较强的灵活性。

模式 4：部分远程办公（Partially Remote）

员工将按照各级管理者的安排，在每周特定的几天远程办公。

优点：

• 部分远程办公有助于员工更从容地安排时间、更舒适地通勤。此外，他们也能更容易适应完全远程办公模式。

• 降低与设备以及办公室维护相关的运营成本。

缺点：

• 需要为不使用办公室期间产生的费用合理编制预算。

模式 5：远程优先模式（Remote – First Work）

员工主要在家办公，只有少数员工因工作性质需要经常在办公室办公。例如，在原材料制造行业，使用和操作企业专用机器的员工必须到办公室工作。而市场营销、销售等岗位的员工则可以居家办公。

优点：

• 员工居家办公时更加灵活机动。

• 企业可以节省场地租金。与其租用大型办公室，公司可以使用面积更小的办公室。

缺点：

• 难以在居家办公员工和在司员工之间形成凝聚力。

• 在司员工与居家员工之间缺乏公平性。

• 企业难以合理分摊成本，以匹配在司办公的员工数量。

模式 6：办公室优先模式（Office – First Work）

与上述模式相反，这种模式适用于绝大多数员工在办公室办公的情况。通常，员工会被分配一定的远程办公时间，可以是一天，或每月 16 到 24 个小时。这有助于员工合理自主安排时间，同时减少因处理个人事务而请假的次数。

优点：

• 员工可以合理安排在家办公的时间，灵活地平衡生活与工作。

• 企业可以小幅降低办公室维护成本。

• 仍然保证不同员工、部门之间的联系与协作。

缺点：

• 各员工实际到岗天数不一致，给考勤天数管理带来困难。

• 如果所有员工都在同一天到岗或远程办公，办公室租金成本将非常高昂，难以容纳全部员工。

远程办公软件

为了提升办公效率并高效管理员工，企业需要使用居家远程办公工具。以下是 5 款广受欢迎、每家企业都应该使用的远程办公支持软件：

SimERP

SimERP 是一款因优化程度高、易于使用而被推荐给所有企业的软件。借助 SimERP，管理者可以紧密跟踪企业内从销售（Sales）、市场营销（Marketing）到人事、会计和项目管理的各项活动。企业将对项目的各个阶段实现更加精细的把控。此外，由于是开源平台，你完全可以与第三方应用集成，自定义现有功能或添加新用户。

界面友好、操作简便的在线方式让用户管理更高效、更快捷。在人事管理方面，SimERP 可以支持以下功能：

• 员工信息管理。

• 考勤与工作时间管理。

• 制定计划并执行、把控招聘活动。

• 请假管理与工资表管理。

此外，借助项目管理模块，企业可以轻松检查员工的活动和项目状况，具体包括：

• 创建项目和任务。

• 项目管理：编辑和更新项目信息、状态，添加项目关注者和参与人员。

• 项目和工作变动通知。

• 与员工、同事聊天并创建群聊。

• 在大型项目中建立子项目。

目前，SimERP 软件提供 30 天免费的 SimCRM 套餐，包含上述所有功能。欢迎注册体验！

Trello

Trello 是一款直观的任务管理工具，帮助科学、高效地进行任务分派以及项目跟踪管理。加入 Trello 的成员可以在软件界面上全面掌握自己需要完成的全部工作。Trello 看板包含以下要素：

• 看板（Board）：用于展示和整理项目中从总体到细节的各项任务。

• 列表（List）：用于存储有关项目阶段或工作组的信息卡片。

• 卡片（Card）：存储员工在项目各阶段需要执行的每项任务的详细信息。

• 菜单（Menu）：Trello 看板的任务控制中心。管理员可以在菜单的通知中跟踪所有成员的活动。此外，你还可以设置管控功能、搜索标签、创建自动化流程。

Trello 是一款易于使用的软件，适合中小企业，基础功能免费。此外，这款软件还有移动版本，用户可以在任何地方使用。

不过，如果你想添加一些其他功能，如看板数量不限、高级 Checklist、自定义字段等，就需要支付每月 5 美元的价格。功能越多，月费可能达到 10 美元和 17.5 美元。

Slack

这是一款免费应用，用于支持员工之间交流、互动和联络。与其他通讯软件类似，团队成员可以互发消息。其主要功能包括：

• 按多个渠道、群组管理组织对话。

• 语音通话功能，允许用户在群组内互动。

• 为重要工作设置提醒，例如定时提醒有会议。

• 将消息置顶到群聊。

• 了解群内成员的职务、所属单位。

• 与 GitHub、Google Drive、Dropbox 等其他应用集成。

不过，Slack 免费版只允许存储 10,000 条消息。因此，一旦超过 10,000 条消息，企业将面临丢失重要信息的风险。目前，除免费套餐外，Slack 还推出了每月每用户 6.67 美元或 12.5 美元的套餐，提供更多功能。

Dropbox

Dropbox 是一个在线存储与数据共享系统。任何存入 Dropbox 的数据都会同步到 Dropbox 的服务器上，并共享给你以及获得访问授权的人。该软件具有以下功能：

• 添加收藏标签，以便离线查看文档。

• 通过 URL 上传文件到 Dropbox。

• 网站数据备份。

• 自动恢复和备份文件。

• 与 Microsoft、Slack 等其他系统集成。此外，还可与更全面的云存储系统同步，如数字资产管理。

Dropbox 基础套餐完全免费，但只有 2GB 存储空间。如果想升级存储容量，用户必须使用付费套餐：Dropbox Plus 每月 9.99 美元，Dropbox Professional 价格为每月 19.99 美元。这一价格专供个人用户使用。

此外，Dropbox 还有企业版本，分为"Standard"和"Advanced"两种，提供数据恢复、加密等多项功能。Standard 套餐价格为每月 12.5 美元，容量上限 2TB。而 Advanced 套餐不限容量，但需要按每月 20 美元的价格预付一年，若按月单独支付则为每月 25 美元。

Hub Staff

提到远程办公支持软件，Hub Staff 肯定是许多人首先想到的"面孔"之一。企业管理者可以使用这款应用随时跟踪项目和各项任务。其突出功能包括：

• 在线考勤表。

• 创建工作日程、会议和会面安排。

• 员工监控与 GPS 定位跟踪。

• 工作时间管理。

• 自动计算薪酬。

• 员工能力测评与考核。

• 创建发票以及编制、管理预算。

目前该软件提供 14 天免费试用。免费版可以体验部分功能，但报告受限、支付功能受限。付费版本包括 Starter，价格为每月 7 美元；Pro 为每月 10 美元。此价格按单个用户计算。

总结

远程办公不仅是新冠疫情期间所有企业的临时解决方案，更有望成为许多公司长期的工作方式。希望通过上述文章，SimERP 已经为你提供了关于远程办公模式，以及管理者应该使用的实用远程办公软件的有益信息。

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