订单管理：流程、方法与最佳软件

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

设计一套合适的订单管理流程，将帮助公司的经营活动取得更高成效。因此，这项工作始终是企业最关心的问题之一。那么，您是否清楚了解什么是订单管理、流程又是如何执行的？请与 SimERP 一起阅读下面的文章。

什么是订单管理？

订单管理是指跟踪订单状态并执行完成订单处理全部环节的流程，包括拣货、产品包装、运输以及处理售后需求。

根据经营规模和性质的不同，门店/公司会选择合适的订单管理形式，包括：

• 直接管理：将员工划分为若干小组，在组长监督下分别负责特定客户的若干订单

• 职能管理：根据组织的性质，按不同职能部门划分人员

• 产品管理：按划分好的产品组别进行管理

• 区域管理：管理部门按地理区域划分客户，以便采取合适的管理方法

可以看出，订单管理流程不仅涉及公司内部的资源和基础设施，还涉及供应商和客户关怀活动。

因此，订单管理从来都不是一件容易的事：既要确保多个环节顺畅、连贯地协作执行，又要保证为客户带来最佳体验。那么，作为一名订单管理人员，您需要完成哪些工作？请继续阅读接下来的内容。

订单管理是做什么的？

总体而言，订单管理工作包括以下几项主要任务：

• 接收订单，并协助客户完成下单过程

• 按照既定标准和承诺要求，制定订单处理流程的执行计划

• 监督并持续更新相关部门之间的订单状态

• 与供应商/技术、物料等相关部门协作，确保服务于订单处理流程的原材料数量充足、质量达标

• 控制和监督订单处理进度、各部门之间的协作，必要时制定解决方案

• 在整个执行过程中与客户保持紧密联系，及时了解新增的商品需求，解答出现的问题

• 记录并编制关于成本、所得营收及订单相关支出的报告，提交给财务部门

要做好上述工作，要求订单管理人员熟悉订单管理流程，具备必要的知识和经验或曾任职于相应岗位。此外，员工还需具备高度的责任心和学习精神，拥有良好的沟通与谈判技巧，以及敏捷的思维，以应对阻碍运营流程的各种突发问题。

优化订单管理流程

设计一套高效的订单管理流程，将带来以下益处：

• 避免库存积压或商品短缺

• 减少订单处理过程中的差错，如发错订单/地址、发货延迟等。这些差错会严重影响公司声誉

• 通过投入高效的管理系统节省时间

根据规模和特性，每家公司的订单管理流程各不相同。但总体上都包含 3 个基本步骤：接收订单、处理订单以及处理订单售后问题。

第一步：接收订单

如今，随着 4.0 科技浪潮的爆发式发展，接收线上订单日益普遍，并在订单总量中占据多数。电子商务行业有 4 类订单：

• 预售（Pre-Order）：指在产品即将上市时接受的订单，通常需要预付定金。这种预订方式用于激发好奇心、在客户中引起反响，让产品在上市前就有良好的开端

• 缺货补单（Backorder）：指零售商针对已售罄产品接受的订单。随后，他们会立即联系供应商，及时供货以满足客户需求

• 定制订单（Hàng order）：指由客户下达的订单，可能在卖家仓库中有货，也可能没有。若无现货，卖家会进货后销售给您

• 采购订单（Purchase Order）：指面向供应商的订购，企业从他们那里购买原材料或产品

清楚地了解订单类型，有助于管理者采取合适的订单监督和跟踪方式。不过，当订单数量较大时，您还需要考虑以下问题：

• 需要选择值得信赖、安全性高的支付系统，确保没有漏掉未完成全额付款的订单，以免影响销售额和营收

• 标记需要严格监督处理流程和交付时间的重要订单

• 使用订单管理系统对不同渠道的订单进行筛选和统计，有助于提升管理效率并提高整体销售收入

>>>> 延伸阅读：什么是仓库管理？最严谨、高效的仓库管理流程

第二步：处理订单

这是最重要的一步，关系到包装后的商品质量是否满足客户需求及商品检验标准。因此，在这一步中您需要注意的两个关键要素，就是订单处理的速度和准确性。

实际上，根据公司的规模和需求，有 3 种重要的订单处理方式：

• 自营仓储履约（Warehouse Fulfillment）：指公司拥有自己的仓库，自行管理与订单履约相关的各项活动。这种模式适合两类公司：规模和预算较大的公司，以及有能力自行开展仓储管理的新创公司。

• 一件代发（Dropshipping）：指卖家并不实际持有商品，而是联系供应商直接向买家发货。这种模式在电商平台上应用广泛。

• 第三方履约（Third-party Fulfillment）：指大力聘请外部服务来执行订单管理流程中的所有活动。这被视为中小企业的优化方案。

无论选择哪种方式，订单处理流程都要经过拣货、包装和运输送达客户这几个环节。

第 2.1 步：拣货

从仓库中准确取出所需商品，是您需要完成的第一步。然而，面对每天成千上万、款式品类各异的订单，找到并取出正确的商品非常困难。为解决这个问题，以下是您可以采用的 4 种拣选方式：

• 逐单拣选（Single Order）：指每次只处理一个订单，完成后再转到下一个订单。这是刚起步的零售商或订单量较少（每天 20 单以下）的小规模公司普遍采用的方式。

• 批量拣选（Batch Picking）：将多个订单归为一组，一名工人负责一组，一次性完成该组拣货。这种方式适用于订单量大但商品种类少或单品订单的情况。

• 分区拣选（Zone Picking）：所有员工被指派分别负责仓库中的不同区域，因此一张订单会依次流转经过所有相应区域，直至完成。这种方式适合订单量大、商品种类多的零售商。

• 波次拣选（Wave Picking）：每名员工负责仓库中的一个区域，在自己区域内拣选商品并送到打包区，打包台将这些商品汇总为一张订单。这种方式适合需要运送大量多品类订单的零售商。

>>>> 延伸阅读：什么是供应商管理？优化的供应商管理流程

根据经营规模和性质，企业在选定合适的拣选方式后，需要合理布置仓库区域结构，让拣货工作按照高效流程顺利进行。

第 2.2 步：商品打包

商品打包至关重要，它有助于轻松区分商品、保护商品状态，并为商品运输到客户手中创造最有利的条件。

打包流程包括：选择尺寸合适的包装材料、称量包裹重量，并将标签贴在打包单上（包含重量、尺寸、商品明细、数量和 SKU 编号等信息）。

根据各类商品的尺寸和特性，会有不同的合适打包方式，以在安全、质量和打包标准、规范方面达到要求。然而，很多时候尽管打包十分仔细，商品仍未能准确送达客户手中，执行规范也未达到较高效率。为解决这个问题，您需要考虑以下几点：

• 使用条码扫描设备查找和确定需要取出的商品，轻松、快速、准确

• 如今许多运输公司倾向于将包装盒尺寸因素纳入运费。因此，您需要备有 3-5 种标准尺寸的包装盒以便选择，避免产生不必要运费

• 一些包装材料保护效果好但成本较高。因此，需要斟酌为不同商品选择合适的包装，避免浪费，同时保证高效

• 准确填写打包单信息，避免运输过程中出现差错

第 2.3 步：发货

订单处理流程的最后一步，就是将订单送达正确的客户。需要完成的工作包括：

• 打印运输面单和发票

• 在销售渠道或管理软件系统中标记订单已发货

• 发送发货确认及订单状态邮件，方便客户跟踪

第三步：处理售后需求

商品送达客户手中，并不是订单管理流程的最后一步。为了给客户带来最佳体验，提升他们的忠诚度和品牌的可信度，您需要解决客户收货后出现的各种问题。

通过倾听和理解，您需要清楚客户遇到的问题，如发错货、送货时间长、商品质量差、缺货等。随后制定合适的处理方案安抚客户，可以包括退款、换退货、降价等方式。

>>>> 延伸阅读：什么是销售折扣？销售折扣的规定与计算方法

使用订单管理App高效管理的方法

门店管理是指对门店的一切活动负责并加以统筹，包括产品管理、仓库、订单、员工管理、销售收入等。面对需要严格监督的大量工作，管理者必须制定计划并投入合适的设备，才能实现理想的管理效果。

即便已经建立了合适的订单管理流程，很多情况下如果监督不细致，您仍会犯以下常见错误：

• 订单筛选不细致：这方面的疏漏会导致打包和发货出错，因此您需要采用合适的筛单方式，如按快递订单、已付款订单或优先级等筛选

• 库存数量监控不到位：库存管理始终是任何企业的重要工作。通过经常性监控仓库，您能清楚了解商品状况能否满足客户订单，以及预计的交货时间

• 未附订单跟踪码：这会导致您的订单遗失，管理者/客户无法掌握发货进度，给管理带来困难

• 未执行"先进先出"规则：不按规则仔细记录订单，会让您遗漏旧订单，并在录入数据时出错，影响经营活动

此外，尚未自动化的管理流程也是企业应当考虑的重要问题。使用管理软件将帮助您更轻松、更高效地进行管理，尤其是在订单量大、管理流程复杂的情况下。

下面，SimERP 将为您介绍两种高效的线上订单管理方式：使用 Excel 管理订单和使用管理软件系统。

使用Excel管理订单的方法

作为协助高效管理的常用工具之一，您完全可以使用 Excel 轻松管理订单。以下是可供您参考使用的 Excel 文件模板。

助力高效管理的Excel文件模板

一份线上管理表格可以包含以下几个工作表：

订单状态管理

这是帮助您精准跟踪自己订单状态的工作表，包括订单是否已发货、客户是否已收货、付款状态等，包含以下必要的跟踪信息：

• 订单编号

• 产品名称

• 产品类别

• 产品编码

• 计量单位

• 订单状态

• 负责员工姓名（如有）

• 联系电话

• 客户姓名

订单信息

这是您存储全部已发生订单相关信息的文件，包括：

• 订单编号

• 发货日期

• 产品名称与编码

• 计量单位

• 数量

• 客户信息

• 单价

• 金额

• 负责员工

订单报告

编制报告有助于您按时间段统计已接收的具体订单，监督商品销量并精准盘点销售额。报告可以包含以下信息项：

• 日/月/年

• 销售额

• 订单状态

• 负责员工

• 员工业绩

使用Excel管理的优缺点

与在纸张上存储信息的传统管理方式相比，使用 Excel 工具有以下突出优点：

• 免费软件

• 操作、使用便捷

• 快速搜索和筛选信息

• 提供众多内置计算函数，助力精准管理数据

不过，除了上述优点之外，Excel 仍存在以下缺点：

• 只适合订单数量少、零散且订单信息简单的情况

• 需要正确运用 Excel 函数，录入数据时必须非常细心

• 安全性不高，可能丢失数据或被窃取

• 难以同步来自多个渠道的订单

• 管理困难，难以在所有设备上控制和监督信息

面对上述风险，那么企业如何才能轻松、准确、快速地管理订单，并满足管理工作中的所有需求？答案就是使用销售管理软件。

助力高效订单管理的软件方案

作为门店管理的一部分，订单管理在所有企业中都扮演着重要角色，有助于增加客户量、管控商品数量并有效提升营收。

数字科技时代的发展，为企业接触和使用订单管理应用创造了条件，极大地优化了经营流程。那么，这类软件有哪些出色的优点呢？

线上订单管理软件的优点

• 节省交货时间：订单处理完成后会自动快速转送到指定的承运单位

• 高效管控发货订单：从仓库拣货到交付客户，全程精准监督订单状态

• 跟踪付款状态：帮助您轻松计算每个单位的运费，并精准管理配送员向客户收取的款项

• 操作灵活：只需联网，即可随时随地轻松更新每张订单的信息

• 相较传统手工管理方式，节省时间、精力和成本

如今，市场上有许多辅助订单管理的软件供应商可供参考，如 SimERP、KiotViet、Sapo、Haravan 等。其中，您可以免费试用这些订单管理应用 7-15 天，欢迎访问各应用官网了解详情！

SimERP高效的销售管理软件

对于希望在集成多种管理功能的软件中优化经营流程的企业，SimERP 正是您正在寻找的软件方案。

具体来说，SimERP 的销售管理软件为您提供以下必要的管理功能：

• 报价与销售管理：支持通过邮件向客户发送报价/发票，支持将报价单转为订单，并详细跟踪各销售团队的订单情况

• 订单管理：支持详细跟踪订单状态和销售额，自动生成营收、应收账款和出库凭证

• 产品与客户信息管理：快速、轻松地存储、更新和查询产品及客户信息

• 自动报告：支持快速跟踪营收、效率和工作质量，并以多种不同格式呈现报告

凭借上述实用功能，我们相信 SimERP 正是帮您解决人工管理方式耗时耗力之风险的合适选择。有了 SimERP，您将与客户更高效地连接，销售流程得到优化，企业的销售活动也将更加专业、规范。

结语：通过上述知识分享，SimERP 希望您能设计出一套符合自身规模、经营性质和经营目标的高效线上订单管理流程。

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