人事档案管理：重要性及高效管理方法

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

人事档案管理始终是企业各项工作中至关重要的一环，它不仅帮助管理者全面掌握员工个人信息，还能高效处理工作过程中出现的各类问题。因此，每个组织都需要建立严密的人事档案管理体系，以保障企业运营的稳定。

人事档案管理的重要性

简单来说，人事档案包括员工个人的各类信息，如：个人简历、保险、劳动合同、工资表、薪酬等。出于不同使用和调阅目的而需要存储这些信息，使人事档案管理成为每家公司不可或缺的一部分。其中，最基本也最常见的原因有：

妥善保存人事档案是越南法律的强制要求，任何企业都必须严格遵守。
高效的档案管理有助于你更好地管理企业员工，为公司发展贡献力量。
一旦不幸发生意外情况，可以随时调取档案，处理与劳动者相关的问题。

此外，档案的类型及其特殊性质各不相同，有的只需短期保存，有的则需永久存档，用途也各有差异。

人事档案的保存方法

档案保存绝非易事。要实现长期保存并方便调阅使用，必须以科学的方式进行、并遵循合理的流程。下面 SimERP 将为你介绍保存人事档案的具体步骤。

档案分类

档案通常可分为以下几类：

求职申请、简历（CV）
员工档案信息
工资表与福利
证书、学历及核验信息
绩效管理文档

分类至关重要，它能让管理者更好地跟踪档案，同时也在一定程度上体现了人力资源部门管理的专业水平。

档案排序

完成档案分类之后，下一步是如何最合理地排列它们。以下是三种最实用的档案排序方法：

按时间排序：根据档案中事件发生的时间先后顺序排列。需仔细标注时间节点，方便日后查找。
按字母排序：根据档案名称的字母顺序（A、B、C…）排列。例如字母 T 开头的按以下顺序排列：请柬（Thiệp mời）– 统计（thống kê）– 信函（thư từ）– 营销（tiếp thị）。
按性质排序：根据档案的性质排列。例如：
普通档案、机密档案、绝密档案…
未处理档案、处理中档案、已办结档案…

档案存档

档案必须存放在固定位置，以便需要时能够快速、便捷地查阅。应编制一份系统化的单位档案清单，借助这份目录，可以快速整理、管理和检索档案。

用笔在档案存档的右上角编号。
档案夹外侧贴上标有"自第…号至第…号"的标签，便于查找。
建议使用扫描仪（Scanner）将档案扫描为文件存入电脑，并编号存档。
在 Excel 表格中编制档案存档编号，旁边加以注释，并使用超链接（Hyperlink）功能链接到需要保存的图像文件。这样，需要查看档案时，只需点击带有超链接功能的档案存档编号即可。

需要特别注意的一点是：存档必须定期检查，以便及时更正、补充和完善档案，确保快速而准确。

>>>> 延伸阅读：11 种高效管理下属员工的方法，适用于各种情形

员工档案管理

完成排序和存档这第一步之后，接下来的问题是如何以最高效、最省成本的方式管理人事档案。档案管理同样不简单，需要兼顾诸多要素，例如：

规范性：档案需要按照计划高效地整理和使用。
保密性与隐私：鉴于人事档案的重要性，确保其安全性以及合理设置访问权限极为关键。
法律保障：每类档案都有关于保存期限和保密等级的相应法律规定。
管理有效性：所存档的应是工作中必需的、能为企业创造价值的档案。

接下来，SimERP 将为大家介绍最完整的人事档案管理流程模型：

第一步：档案分类与排序

这一重要步骤已在本文开头做过介绍和讲解。需要注意的是，如何将其整理得最为科学。

第二步：明确管理与存档的要求和目的

随着时间的推移，一些文档会失去效力或不再需要使用。因此，在人事档案管理中，有必要确定文档的失效日期，及时修改、补充或剔除冗余文档。此外，还应注意法律问题——某些档案公司无法长期保留所有权。

第三步：确定访问需求

对于每一类需要存档的人事档案，请明确以下几点：

谁需要访问这些文档？是上级、员工，还是任何有需求的人？
何时会用到这类文档？使用的频率有多高？
他们如何访问这些文档？

第四步：设定保密等级

人事档案管理的另一个问题是设定保密等级。不同类型的档案需要不同的保密级别。此外，还需注意法律保护的个人敏感信息，如医疗信息和残疾信息。

4.0 时代的人事档案管理解决方案

如今，随着科技的发展，数据几乎已全面数字化。员工档案可以通过人力资源软件进行管理，为文档生成、访问和工作流设计的自动化创造便利。许多文档管理系统能针对触发事件自动发出通知，并能满足比传统实体存档更高的需求。

在上述解决方案中，让我们与 SimERP 一起了解几个可用于人事档案管理的实用平台：

使用 Excel 管理人事档案

Excel 是人事档案管理中较为有效的解决方案之一，是跟踪所需数据的得力工具。一份人事档案管理文件通常包含以下信息：

姓名
部门
人员类型：董事会（BOD）、管理层、普通员工…
岗位：员工当前担任的职位名称
用工形式：全职（Full time）、兼职（Part-time）
教育背景相关信息
必要证件：个人简历、身份证复印件、户口簿复印件等
工作经验和技能相关信息…

企业需要管理的信息多种多样，因此人事 Excel 文件需要设计多种表格，才能实现全面而完整的管理。目前常见的表格有：

人事总览 Excel 文件：提供公司在职人员的基本信息。
合同管理 Excel 文件：用于管理试用期合同和劳动合同信息。这类表格虽然形式简单，但数据量大，且对准确性要求极高。
新员工跟踪 Excel 文件：将人员名单与个人档案相结合，用于记录员工入职期间的信息。
离职员工跟踪 Excel 文件：与跟踪新员工类似，跟踪离职流程有助于剔除不再需要的数据，从而减少使用失效数据时的差错和混淆。
员工薪资变动跟踪 Excel 文件：跟踪薪资增减、岗位调动、职级升降等变化。

凭借自动更新和处理数据的功能，Excel 能帮助管理者及时掌握：

招聘跟踪过程中的关键数据。
按日、周、季度等智能化管理员工的工作与档案，便于绩效考核。
根据所收集的数据自动计算各项指标。
按天自动检查、汇总和统计员工档案。

不过，除了这些突出功能之外，使用 Excel 管理人事档案也存在一定局限：

数据分散，难以整体核查：使用 Excel 时，你需要在众多工作表（Sheet）之间来回切换，这使得管理有时既耗时又低效。
集成能力弱：为了管理员工，管理者不得不将 Excel 与多种其他工具配合使用，管理过程变得相当繁琐。而 Excel 文件缺乏将多个软件相互集成的能力。这不仅浪费负责人的工作时间，还会降低工作效率和质量。
规模扩大时难以扩展：Excel 的容量非常可观，可达数千行、数百个工作表。但随着企业不断发展、数据量持续增长，仅靠 Excel 已无法满足需求。
人为操作易出错：员工在 Excel 表格上的所有操作，从录入、检索、查错、复制到修改等，完全依赖手工完成，出错风险极大。

正因这些不足，企业需要为人事档案管理工作寻找更好的解决方案，而这个解决方案可以是人力资源管理软件。

人事档案管理软件

据 Gartner 2020 年的统计，全球 30% 的中大型企业将使用基于云的人力资源管理工具。

如今，在强劲的数字化转型浪潮下，尤其是新冠疫情（COVID-19）出现以来，软件的发展空前迅猛也就不足为奇了。

以下是人力资源管理系统（HRM）软件在人事档案管理中日益受青睐的几大优势：

能生成深度报告，辅助人事决策： 哪些指标对人事统计很重要？各部门的人员数量？工资与税务申报？平均薪资水平？软件会基于已存储的数据自动计算这些指标，并呈现在报告板块中。因此，企业能够随时主动掌握公司状况，并在战略决策中占据主动。
严密的安全性： 人力资源软件具备高度权限管理功能，可对人员分工、项目权限等进行管控（仅允许相关人员及相应职级者查看和编辑）。
数据存储精准严密： 团队人员数据完全存储在 HRM 软件中，这不仅帮助管理者更快地对档案进行分类、查找和筛选，还有助于减少纸张的使用（无纸化）。
强大的平台，适配各类企业：Excel 只适合小微企业，处理大量数据时容易捉襟见肘；而 HRM 软件允许多名用户同时访问，且能保证系统稳定。

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