什么是发票管理？作用、形式与高效发票管理流程

Vũ Khôi

Wotech Electronics Blog 作者

发票和单据是企业财务交易、购销、投资和商业往来中的重要依据。因此，发票管理在跟踪和把控企业运营及经营状况方面发挥着极为重要的作用。在本文中，我们将一起了解发票管理的概念、方式、流程，以及在当今 4.0 时代被众多企业信赖使用的高效电子发票管理软件。

什么是发票管理？

发票管理的概念

发票是由卖方开具、要求买方按所列数量和单价支付款项的凭证。款项支付完成后，卖方会通过签字签收或加盖"已付款"印章的方式在发票上予以确认。因此，发票也起着收据或回执的作用。

从发票的定义出发，对买方而言，发票管理可以理解为在存储系统中对发票进行登记、收集、备份和保管的工作；对卖方而言，则是创建、开具发票并处理发票付款的流程，以服务于企业的财务和会计管理。通过发票管理流程，企业可以轻松查询、核对、比较和提取已发生财务交易的详细信息，更加全面、准确地掌握内部财务状况。

发票管理在企业中的作用

发票既具有商业单据的功能，又可以兼任会计凭证或税务凭证。因此，它对组织和企业的财务管理与会计税务管理两个层面而言，都是一种格外重要的单据。

高效的发票管理将为企业带来如下诸多好处：

• 节约资源（时间、人力和机会成本）。

• 让发票查询、对账和数据核对工作变得轻松、快捷。

• 保障企业的透明度。

• 预防存储方面的风险（丢失、烧毁或损坏）以及与财务交易相关的法律风险。

发票管理的各种形式

从发票类型来看

• 销售发票（直接发票）管理：对体现商品——服务买卖关系的交易单据进行管理，适用于在国内销售商品、服务，销往非关税区以及视为出口的情形（针对按直接法申报、计算增值税的组织和个人）；以及向国内销售商品、提供服务，以及非关税区内组织、个人之间相互销售商品、提供服务的情形（针对非关税区内的组织和个人）。

• 增值税发票管理：对专门供按抵扣法申报、计算增值税（VAT）的组织使用的发票进行管理，适用于以下活动：(1) 在国内销售商品、提供服务；(2) 国际运输活动；(3) 销往非关税区以及视为出口的情形。

• 其他各类发票管理：包括 (1) 对印花、票券、卡片、保险收款单等的管理；(2) 按国际惯例和相关法律规定，对航空运费单、国际运输费用单、银行服务费收据等的管理；(3) 对那些像发票一样印制、开具和使用的单据进行管理，例如内部领料兼运输单、发往代理的出货单等。

从格式和管理方法来看

• 手工发票管理：以人工录入、导出信息的方式，管理传统的纸质发票，并将其登记到企业的账簿体系中。对于传统纸质发票，应妥善保管，并以发票账簿的形式进行管理。然而，手工存储且缺乏清晰的归类整理，会给发票的管控和查找带来诸多困难。

• 电子发票管理：对在计算机系统上生成、并依法存储在主管部门存储介质中的各类发票进行管理。在 4.0 技术革命浪潮下，数字化是这项工作不可逆转的趋势。因此，尽快掌握电子发票管理流程并使用管理软件，是当今任何一家企业的迫切要求。

发票管理流程

基础发票管理方法指南

只有确保每个环节的准确性和环节之间紧密的衔接，发票管理流程才能称得上高效。以下基本流程可以帮助企业合理、高效地开展这项工作。

• 创建发票：提供完整的信息（卖方信息、买方信息、订单编号等）

• 核对信息并开具发票：修改发票上的信息，使其与合同或客户要求一致；随后制作并打印发票交付客户。

• 存储发票：登记入账或备份到企业系统中，以便需要时查询。这正是企业高效、准确地把控会计——财务工作的基础。

• 编制发票报告：定期（按周、月、季度或年度）编制发票报告，以评估经营状况，并在问题发生时（收支差异、购销合同纠纷等）及时处理。

电子发票管理方法指南

与传统的发票管理方式相比，电子发票管理流程有何不同？为回答"如何进行电子发票管理"这一问题，本文将给出进项电子发票的管理方法，并为企业介绍高效、安全的管理系统。

总体而言，电子发票管理流程仍包含与常规管理流程类似的步骤。在电子发票管理中，企业最需要注意的是进项电子发票的管理环节。根据 32/2011/TT-BTC 号通知第 11 条第 1 款的规定，电子发票的存储需满足以下要求：

• 对于使用电子发票记账、编制财务报告的商品和服务买卖双方：按照《会计法》规定的期限存储电子发票；如果电子发票由提供电子发票解决方案的中介机构系统生成，该中介机构也必须按上述期限存储电子发票。

• 作为会计单位的买卖双方以及提供电子发票解决方案的中介机构：将电子发票数据备份到各类信息存储介质上，例如 U 盘、CD 和 DVD 光盘、硬盘，或进行在线备份，以保护电子发票数据。

其中，无论是供应商或企业（卖方）一方，还是客户（买方）一方，都必须同时存储发票原始文件（.xml）和电子发票的图像版式文件（.pdf、.png、.jpeg），确保符合会计凭证保存法律（10 年）的要求。

当下流行的 3 款电子发票管理软件

SimERP Invoicing 电子发票管理软件

Odoo 是一款预先编程、可供企业下载使用的企业资源规划（ERP）软件，拥有 1000 多项功能，可满足销售（Sales）、客户关系管理（CRM）、项目管理（Project）、会计（Accounting）、库存盘点（Inventory）等所有企业运营需求。凭借全面的解决方案、灵活性和高安全性，开源 ERP 软件 Odoo 目前已吸引全球超过 500 万用户。

在 SimERP 默认提供的众多模块中，发票（Invoicing）软件是一款领先的电子发票管理解决方案，非常适合中小企业。有了 Invoicing 应用，企业发票管理工作从未如此快速和轻松。从合同管理、定期生成发票、开票日志到付款，所有操作都可以直接在 SimERP 的发票应用上完成。

Odoo ERP 平台上 Invoicing 的突出功能

• 基于销售订单、发货单、合同或按时间自动开票。

• 基于已发送给客户的报价单轻松创建发票。

• 只需一键点击，即可将专业发票直接发送给客户。

• 自动以 PDF 附件形式通过电子邮件发送发票，或打印后邮寄。

• 通过 Paypal、Ingenico、Buckaroo、Stripe、Authorize.net、Atos Worldline 或 Adyen 等多样化支付网关进行在线支付并自动跟踪。

• 免去发送逾期或未付款催款函的烦恼。

• 跟踪银行交易和发票付款状态。

• 基于发票数据库轻松分析销售额。

特别值得一提的是，通过 SimERP，企业可以使用 SimCRM 套餐免费体验 30 天的发票管理软件。立即注册，体验 SimCRM 会计软件平台上的发票（Invoicing）应用吧！

MISA meInvoice 电子发票软件

MISA meInvoice 电子发票软件凭借以下功能，让客户轻松高效地管理电子发票：

• 下载已开具的电子发票

• 在系统上自动在线存储，确保信息的安全可靠。

• 允许企业随时以 XML 或 PDF 格式下载。

• 支持两种下载方式：单张下载和批量下载。

• 查询、检索电子发票

• 使用软件中预设的筛选条件进行搜索，例如：未开具、开具中、开具失败和已开具等状态。

• 使用自定义信息字段进行搜索，例如：开票日期、发票编号、开具状态、发票发送状态。

• 查看电子发票报告

• 允许查看和打印与企业电子发票管理活动相关的统计报告：发票使用情况报告、已开具发票统计报告。

• 记录发票信息更新历史，让各相关方都能核查和验证信息。

KiotViet 软件

KiotViet 是一款为企业提供强大支持的软件，具备发票打印、灵活自定义发票打印模板以及大批量发票管理等功能。KiotViet 发票管理软件的诸多优点包括：

• 在云计算平台上无限量存储各类发票。

• 按支付方式对发票进行分类：现金支付、刷卡支付和银行转账。

• 可通过发票编号、时间、客户信息、发票金额等条件轻松查询发票。

• 支持多渠道发票管理，按不同销售渠道分别归类发票。

总结

可以说，发票管理并不是一项专业性很强的工作，但当企业需要处理大量相关单据时，它又非常耗费资源。因此，将电子发票管理软件引入企业运营流程是大势所趋，在 4.0 时代尤为如此。希望以上分享能提供有益的信息，帮助企业深入了解各种发票管理方法，并选择符合公司需求的软件解决方案。

如需解答疑问并获得关于在企业内部部署电子发票管理软件的更多咨询，请在文章下方评论区留言，或立即联系 SimERP！

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