什么是客户应收账款？如何高效跟踪与管理

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

客户往来账款（Công nợ khách hàng，即客户应收/应付账款）是绝大多数企业都关心和重视的问题，但如何高效、恰当地管理往来账款，却并非每家企业都能掌握。往来账款管理直接影响企业流动资金周转速度的快慢，帮助管理者规划向客户收款或向供应商付款的时间安排。

什么是客户往来账款？

简单来说，客户往来账款是指应向客户收取的款项，或应支付给供应商的款项。根据款项性质，可分为两类：

• 应收账款： 企业向任意客户销售商品或服务时产生。此时客户有义务向企业支付所购商品或服务的款项。

• 应付账款： 企业向其他个人或供应商采购商品或服务时产生。按照通常的理解，往来账款实际上只在赊购或赊销的情况下才会产生。而当买卖双方的义务已经履行完毕时，就不再称为往来账款了。不过，仍有许多企业照常进行往来账款核算，只是其账款发生之日即为全额结清之日。

跟踪客户往来账款

为了跟踪客户往来账款并同步更新账款相关的最新变动，财务部门必须建立 Excel 跟踪表，或使用会计软件。

会计人员应依据合同、发票、付款单、出入库单、银行对账通知、汇率、折扣、退货等信息，录入往来账款跟踪表，进行持续、定期地跟踪。

企业会计人员必须熟悉会计流程、客户往来账款的跟踪方法以及账款报告的编制方式：单据流转、单据管控、付款流程等，因为欠款回收与会计单据密切相关。

客户往来账款跟踪表设立的主要目的，是帮助企业在报告期内发生交易时，全面掌握账款变动情况。据此，企业管理者可以就付款政策、账期、促销、折扣等方面对客户作出相关决策。

编制该表的依据是应收账款明细账。应收账款表格中的每一行代表企业的一位客户。换言之，企业有多少位客户，应收账款表格就需要有多少行。

客户往来账款管理

概念

客户往来账款管理是指在企业销售商品或服务时，对应向客户收取的款项，以及企业向其他个人或供应商采购商品或服务时产生的应付款项，进行跟踪和记录的过程。做好往来账款管理，能帮助企业更有效地掌控财务状况。

客户往来账款政策

根据供应商和客户的特点以及账款状况，每家企业都会制定各自的管理制度和管理政策。有的单位按时间管理，有的按客户群、供应商群管理，也有一些小型单位随意管理……企业需要制定明确的往来账款管理规定，以减少问题的发生。

例如，企业应设置一些约束条件，防止往来账款超出可控范围；要求客户或供应商签署协议；强制规定按时付款，并明确客户逾期付款应承担的罚金。

高效管理往来账款的方法

所有企业都希望充分利用资金，既想快速收回客户欠款，又想延长向供应商付款的期限。要合理用好每一笔资金，企业需要掌握高效的客户往来账款管理方法。以下是一些注意事项：

• 对客户进行评估并分类分组，便于管理。

• 从一开始就针对不同客户群体、不同分销层级，制定并完善合理、清晰的销售政策。

• 为各阶段配齐人力：安排专人负责，督促快速、按时收回客户欠款。直接参与欠款回收与支付工作的员工，须掌握以下技能：以任何形式完整、细致地保存与客户的交易资料；始终保持冷静和专业的职业作风；密切跟踪客户付款或拖欠的一举一动。安排人员每周、每月评估并跟踪账款报告。设定指标和关键绩效指标（KPI），以评估应付款项的偿付情况和应收账款管理的成效。

客户往来账款对账单

客户往来账款对账单是一种专门用于记录本企业与其他企业在报告期内发生交易时账款核对情况的文书模板，帮助企业轻松跟踪并向合作方催收账款。此外，对账单还用于确认双方的付款情况和剩余账款余额。对账单应完整包含双方主体的相关信息、购销交易信息、产品或服务的详细信息、报告期内产生的账款余额等，以便双方在确认付款前进行核对。

何时需要编制客户往来账款对账单

• 对账单通常根据需要编制，或按月、按年定期编制，具体依据双方事先就买方向产品或服务供应方的付款时间达成的约定而定。

• 编制客户往来账款对账单的目的，是作为核查双方付款情况的依据，尤其是针对金额超过 2000 万越南盾的增值税发票，以便向税务机关申报。

• 当合同已失效而双方尚未结清彼此账款时，也需要编制对账单。

编制客户往来账款对账单的注意事项

编制客户往来账款对账单时，需要注意以下内容：

• 第一，对账单不属于借据或经济合同附件的一部分，但仍具有同等的法律效力。

• 第二，由于涉及资金往来、并具有确定相关各方义务的法律效力，填写客户往来账款对账单时，必须详细、准确、清晰、完整地记录所有必要信息。

• 第三，双方应在编制对账单前，事先约定付款时间、逾期利息以及处理方案。

• 第四，为使对账单具有法律效力，需加盖企业完整签字和印章；个人则需签字或按手印。

客户往来账款确认书

客户往来账款确认书是贸易类企业十分常见的一种文书。

账款确认书模板是在机关单位中使用、适用于尚有未结账款欠款的个人和供应商的文书。账款确认能确保未清偿借款的透明度，避免日后产生疑问和差错。

当需要准确核对企业与合作伙伴之间、个人与个人之间的账款时，双方应在完成账款核对后编制账款确认书。

在客户账款确认函模板中，还可以补充写明还款期限的承诺。

按第 200 号通知编报的客户往来账款报告

按照第 200 号通知（Thông tư 200）的客户账款模板，是企业广泛用于详细汇总账款状况的表格。按第 200 号通知编报的客户账款报告适用于各种经营规模的企业。

按第 200 号通知编报的客户账款汇总报告以 Excel 文件形式进行统计，因此非常便于会计人员跟踪和计算企业的应收应付款项。该汇总报告模板依据 200/2014/TT-BTC 号通知发布的企业会计制度编制，旨在确保各单位之间以及国家有关机关管理工作的一致性。

按第 200 号通知编报的客户账款汇总报告的主要内容，包括企业代码、供应商或客户名称、期初欠款金额，以及随后发生的各项欠款。报告编制人在转交会计人员及企业领导签字盖章确认之前，必须仔细核对各项信息，确保绝对准确。

使用客户往来账款管理软件

客户往来账款管理软件的优势

数据同步管理： 客户账款跟踪软件帮助企业在单一系统上便捷地跟踪和管理数据，最大限度地避免数据分散。同时，使用账款管理软件比用 Excel 管理更优，因为 Excel 的数据必须存放在多个独立文件中，且 Excel 无法与企业开具电子发票系统或条码扫描系统对接。

减少冗余单据： 所有销售单、进货单都会被详细记录，不仅包含账款金额，还统计每件产品的数量和金额。

信息整合： 客户与供应商的账款信息集中管理，便于查找和分类。

账款确认与报告： 软件可定期与客户、供应商进行账款确认，并编制账款报告。据此，企业可以通过检索码或内置的关联表单生成客户账款付款通知，尤其是通过自动提醒设置来实现。

跟踪便捷： 管理软件可以对每一笔账款进行详细跟踪，因为账款是按账款编号和账款负责人进行管理的。

减少差错： 即使针对同一客户发生多笔交易，用户也可以快速处理，并针对每笔具体的客户账款匹配相应的付款、收款核销。

当前最受欢迎的 3 款客户账款跟踪软件

SimERP 财务会计管理软件

SimERP 基于会计软件 Odoo 构建，能够严密、精准、实时地继承来自企业其他部门的数据，从而提升员工工作效率，同时帮助管理者与企业领导层随时掌握全局，及时获取企业生产经营活动的信息。

SimERP 与销售、采购、仓库管理等运营管理模块集成，为企业提供一体化解决方案。

SimERP 会计应用带来的价值：

SimERP 的会计功能围绕财务部门的需求构建和设计：

• 按照越南会计准则（VAS）构建，符合财政部规定。

• SimERP 会计软件与销售、营销、CRM 等其他部门紧密联动，实时更新数据。

• 会计分录按照预设规则自动核算，从而将会计人员的工作量减少多达 70%。

• 采购、销售、库存管理、工资、电商平台销售等企业生产经营活动的信息和数据只需录入一次，即自动传递给会计人员，避免了普通会计软件在同一单据上多次录入而导致的无谓差错。

• SimERP 会计系统直连银行及 PayPal、NganLuong、VNPay 等在线支付方式。每笔交易都能实现同步，且处理速度极快。

• 实时报告系统在任何自动业务发生后立即更新，让管理者随时掌握数据、辅助经营决策，也让会计人员不必再为汇总数据、编制报告而费心费力。

KiotViet 销售管理软件

界面友好美观，用户可以快速、简便地上手操作。此外，管理者可以在任何装有该软件的设备上随时随地便捷、快速地查看和跟踪客户账款。

将销售管理软件与 Excel 结合管理客户账款，正成为帮助店铺和企业实现效益最大化的趋势。其中，KiotViet 是一款备受用户青睐、支持账款管理的销售软件，其突出功能包括：将账款 Excel 文件导入软件、将账款数据导出为 Excel、导入导出商品清单及各类报表信息等。

在客户账款管理工作中，将销售管理软件与 Excel 文件相结合，不仅能让店铺和企业更便捷地跟踪账款，还有助于推动生产经营活动的顺畅与高效。

Sapo POS 销售管理软件

Sapo POS 是一款销售及客户账款跟踪软件，已获得超过 67,000 家店铺和企业信赖使用。客户、供应商及合作伙伴的所有账款都在软件中同步、精准地管理。无需将账款手写记账，也无需填入账款管理 Excel 文件，Sapo POS 会在采购、销售或发货业务发生时自动记录账款。用户无需再花时间跟踪和计算账款。尤其当店铺在 Facebook 上线上经营并发货时，Sapo POS 软件能帮助店主在 Sapo 应用内直接跟踪发货订单，并清晰计算运费和货到付款（COD）金额，方便店主在期末轻松对账。

凭借现代云计算技术，软件中存储的所有数据都会自动同步。用户不再需要像手工记账那样担心数据丢失或遗漏。此外，用户无论是使用电脑还是移动设备，甚至更换新设备时，与客户、供应商、物流合作方相关的全部账款数据都会自动同步到设备上，无需进行任何额外操作。

结语

做好客户往来账款管理，能帮助企业高效利用资金。因为如果客户拖欠过多，企业将没有足够的财务资源来维持生产经营周转。

希望本文提供的信息能帮助你掌握客户往来账款的基本知识以及高效管理的方法。如果你还有任何疑问，欢迎在本文下方留言，SimERP 将为你快速解答！

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