什么是供应商管理？如何优化供应商管理流程？

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

对企业、门店而言，供应商始终是经营过程中需要首要关注和重视的对象。然而，如何管理供应商才能带来高效的生产经营成果，并非每位企业主都能掌握。只有拥有合理的管理流程，您的工作才能稳定、顺畅地运转并带来高效率。如果您对供应商管理工作和供应商管理技能还不太了解，请通过 SimERP 的以下文章一起学习吧！

什么是供应商管理？

供应商管理是企业、门店对供应商单位的信息进行管控、分类，以及管理与各供应商之间往来账款的活动。这是企业与供应商关系中极其必要的工作，帮助企业以最佳状态开展生产经营活动。

因为供应商正是直接影响企业经营的对象，他们不仅以合理的价格提供优质的材料、商品，还能增强企业在市场上的竞争力。

为什么企业需要管理供应商？

供应商是为企业生产经营活动供应原材料、商品的单位。能否选出优质的供应商单位并建立高效的管理流程，很大程度上决定了企业的利润和市场竞争力。以下是企业高效管理供应商所能获得的巨大好处：

经营工作更加顺利

优秀的供应商被视为企业和门店的宝贵资源。他们不仅按时、按量交付货物、保证质量、不误工期，还在付款和费用方面支持企业。

这将使经营工作更加顺利、轻松，从而有效助力企业利润的提升。通过管理工作以及与供应商之间牢固可信的关系，企业的运营效率将优于那些做不到这一点的对手。

获得供应商的支持

与供应商良好密切的关系是发展互利共生关系的基石。供应商可以分享信息和技能，帮助企业进行库存管理、建立更好的采购流程。此外，值得信赖的供应商还能在付款、账款、费用等方面为企业提供支持。

不仅如此，企业在开发新产品以及销售活动中也会得到供应商的有力支持。这是帮助企业取得卓越经营成功的巨大优势。

供应商管理流程

如今，许多企业的供应商管理工作尚未真正做到合理并带来高效率。主要原因在于缺乏一套合适、科学的管理流程。一套标准的供应商管理流程需要确保以下工作：

第 1 步：汇总供应商名单

对企业而言，选出优质的供应单位是经营活动顺利进行并带来成效的重要因素。因此，汇总供应商名单是必不可少的一步。

您需要收集潜在供应单位的名单，然后开始搜集他们的信息，为评估和选择做准备。

第 2 步：建立供应商评估标准

要最准确、最全面地评估各供应商，企业需要建立自己的标准。根据商品特点、经营性质以及采购中的特殊要求，企业主可以建立合适的标准。企业应建立的一些标准包括：

• 产品质量：这被视为企业选择供应商的首要标准。您可以依据市场上的质量标准、保修制度以及供应单位的承诺来设立这一标准。

• 成本：评估供应商的另一项重要因素是原材料、商品的价格以及向各供应商下单时产生的各项费用。您应在成本方面对各供应商进行比较，并结合企业预算加以考量。

• 交货时间：一家优秀的供应单位必须确保按约交货，否则将严重影响企业的生产经营活动。企业主需要依据实际交货时间数据，从而准确掌握各供应商的可靠程度。

第 3 步：评估并选择合适的供应商

企业主将基于收集到的信息以及已建立的标准，评估各供应商的匹配度和可靠程度。经过评估和比较后，企业主将选出最合适的供应商。被选中的供应商不仅要满足既定要求，还要契合企业的生产经营性质。

第 4 步：使用跟踪工具

使用账簿、Excel、销售管理软件等跟踪工具，是您的企业想要最有效、最准确地管控供应商信息不可或缺的一步。这些工具会记录企业与供应商之间发生的全部交易明细。据此，企业可以跟踪与供应商的一切活动，并清楚掌握其往来账款。

如何高效管理供应商

朝着整个供应链的共同目标努力

要高效管理供应商，企业必须参与到由多个部门组成的供应链采购过程中，包括：企业内部、供应商、运输单位，还可能包括主管机关……因为每一方都有各自的职责和任务，都或多或少地影响着整体结果。这就要求各方为共同目标顺畅协作。

企业可以通过在合同或具有同等效力的合作文件中做出明确规定和承诺来实现这一点。然而，要实现长久合作，每个单位都应为自己树立一定的品牌信誉。

建立合理、全面的衡量评估指标体系

建立一套合理的衡量指标体系，并以此作为评估各供应单位的依据，将帮助企业更高效地管理供应商。这套指标不应只是停留在纸面上的理论文件，而需要企业在实际中加以应用。

衡量和评估所有可能直接或间接影响供应链的因素，将帮助企业把握方向，并为未来的生产经营计划做好预判和储备。

对企业极为有效的 5 项供应商评估 KPI：

• 合规率

第一项供应商评估 KPI 是合规率。

该指标有助于确定供应单位能否满足企业的要求。

• 要完成这一指标，供应商需要遵守各项不同要求，如交货时间、出现问题时的最长响应时间、特别折扣优惠等。

• 这是提供运营流程指导以及通过与供应单位谈判削减成本工作中非常重要的组成部分。

绩效基准：对于一家普通企业（不考虑拥有数百万供应商或最终用户的跨国企业），整体达到 50% 的合规率是一个合理的目标。

• 采购订单周期

该指标反映由谁负责处理公司的紧急订单。

• 该指标涵盖整个订购流程：从订单创建到审批、接收、开票，最后到付款。

• 该指标聚焦于订单本身，不包括产品或原材料的制造和配送。

• 遇到紧急订单时，您需要知道哪些供应商有能力快速处理。

绩效基准：缩短订单采购时间，从而带动其他活动的流转，提升员工生产力，降低采购流程的整体成本。

• 供应商供货可用性

可用性也是企业需要关注的另一项重要的供应商评估 KPI。

该指标使企业能够衡量供应商应对紧急需求的能力：

• 涉及供应商保证现货或保证足量供应已下订单的次数。重要的是要高效管理供应商，从而确保每次有订单时货物始终有现货。

• 通过跟踪各供应单位的现货储备量，企业可以了解其可靠程度。

绩效基准：将各供应单位的供货可用性维持在 90% 以上，将确保您的供应链始终运行良好并达到更高的效率水平。

• 供应商差错率

该指标帮助企业评估供应商的产品、服务质量：

衡量从供应单位收到的不符合质量和技术参数要求的产品百分比。

跟踪各供应单位的差错率，同时对常见错误进行分类，从而为企业提供详细信息，了解哪家供应商更高效、更可靠，以及哪类错误最常发生。

绩效基准：衡量并跟踪各供应商之间的差错率，同时确定哪些供应商运行最高效、最可靠。

• 生产周期

该指标帮助企业衡量完成一个订单的总时长：

• 衡量从开始采购到收到成品的时间，包括生产和管理（项目管理与供应链）时间。

• 订单周期时间不同于生产时间，因为订单周期在订单确认时结束，而生产时间从需求提出开始，直至交货和最终测试为止。

绩效基准：在保持良好质量的前提下，生产时间越短越好。

转变观念

许多企业仍然认为："供应链始于仓库，终于货架。"

然而，事实上，比产品被摆上货架更重要的问题是：您的产品是否受到客户的欢迎？

企业需要采取措施统计产品销售情况，了解哪些产品受客户喜爱、哪些产品不受青睐。据此，企业将能规划出自己的供应链管理战略乃至供应商管理战略的一部分。

使用供应商管理软件

如今，各类跟踪工具已实现自动化，使管理工作变得前所未有的便利和轻松。内置供应商管理程序的软件正是最典型的例子。

优点

供应商管理软件为企业的管理工作带来诸多出色好处，可以列举如下：

—— 提升投资效率：由于管理流程实现完全自动化，从库存录入储存到分销和运输管理，物流业务处理时间被大幅缩短，供应链各环节之间的衔接也更加紧密。企业可以更快、更准确地向客户供货，并提高资金周转速度。

—— 削减成本：现代管理软件能够准确预测市场需求且效率高，使企业能够削减人工成本、将库存成本降到最低，避免不必要的浪费和损失。

—— 分析趋势和经营数据：除了帮助削减成本、优化库存限额外，供应商管理软件还通过识别高效能产品来帮助企业提升营收。据此，通过分析来自市场以及企业内部的信息，为经营决策提供支持。

—— 全局视野、高效管控：供应商管理软件将帮助企业获得最全面的视野，管控从生产车间、仓库到分销渠道体系、客户等全部活动……

然而，除了上述好处外，将供应商管理软件应用于经营活动，对小型企业、门店而言可能是一笔不小的运营成本"负担"。不过，如果企业、门店成功部署并加以优化，这一问题将被轻松消除。

目前的一些供应商管理软件

SimERP 的采购模块

借助 SimERP 的供应商管理模块，企业可以提升采购活动和仓库管理的效率。主要功能如下：

—— 供应商评估：

• 通过灵活的报告按供货历史评估各供应单位：订购商品数量、议价折扣、交货时间等。

• 创建采购招标流程，汇总供应商在此流程中的沟通内容，并比较各供应方案。

• 新增、修改、删除或更新信息，并查询各供应单位。

• 轻松录入供应商报价单，从而做出更明智的采购决策。

—— 询价管理：

• 可定制自动向供应商发送询价请求。

• 通过电子邮件或邮寄方式发送询价请求。

• 以表格/矩阵形式在订单中添加产品变体，其中显示产品的属性组合，如尺寸、颜色等。

—— 订单管理：

• 跟踪订单和报价状态（订单数量、预计交货日期等）。

• 根据库存状况自动下单。

• 跟踪即将到货的商品，从而掌握供应单位的交货进度。

—— 发票管理：

• 查询供应商发票状态。

• 设计发票草稿，可轻松取消或修改。

• 组织仓库之间的运输安排。

—— 分析与预测

• 按多项标准分析采购情况（采购数量、采购价格、交货日期等）。

• 根据已确认的订单预测货物数量。

• 以多种格式（图表、表格、图形等）显示报告。

用 KiotViet 轻松管理供应商

借助 KiotViet 销售管理软件，您可以：

—— 搜索和整理供应商名单：在软件上录入供应商目录后，KiotViet 会根据现有信息对这些供应商进行分类。这有助于企业主动掌控信息。此外，您还可以按各种条件在 KiotViet 上快速、准确地搜索供应单位。

—— 跟踪进货历史：要跟踪进货信息，使用者只需录入信息，软件会自动将这些信息存储在系统中。凭借关于订购编号、时间和金额的完整准确信息，订单历史跟踪将变得更加便利、轻松。

—— 管理供应商账款：软件将在账款管理方面为企业提供极大支持，帮助您按订单详细跟踪供应商账款。据此，企业主能够制定最合适、最快捷的付款计划。

GSOFT 供应商管理软件

借助 GSOFT 供应商管理软件，用户可以：

—— 管理供应商名单：

• 供应商的信息将被非常详细地管理，包括：名称、联系方式、经营领域、地址等。

• 这些信息只需录入一次。当使用者执行录入合同、录入资产、创建叫货单、录入劳动工具等操作时，供应商信息会自动关联，无需重复录入。

—— 供应商评估：

评估一家供应商的标准很多，该软件给出了最基本的 4 项标准供企业评估：

• 交货：商品、原材料是否按约交付？收货时商品是否完好无损？

• 质量：商品、原材料的质量是否符合双方最初的承诺？

• 保修：供应商对商品的保修是快还是慢？保修后质量是否得到保证？

• 投诉：供应商如何处理企业的反馈和投诉？

针对每一项标准，使用者会给出评分，评为优、中或差。

评分标准：

• 8.00 – 10.00 分：非常好；

• 6.50 – 8.00 分：良好/好；

• 5.00 – 6.50 分：中等；

• 低于 5.00 分：弱/差。

通过按上述 4 项标准打分来评估供应商，有助于为企业各部门、各科室统一评估方式。这样一来，评估不再凭感觉，而是依照一定的标准进行。

—— 创建评估周期：

• 供应商评估不会只进行一次，而是分批次进行。

• 定期开展评估周期有助于检验各供应商的表现是否稳定，从而企业可以制定准确的采购计划，确保始终选出最合适的供应单位。

在 CloudPro CRM 软件上管理供应商

—— 便捷管理供应商信息：

高效管理供应商信息，有助于您轻松存储、更新信息并掌控货源。这是维系企业与供应商关系活动中极为重要的工作，使经营过程更加顺利高效。

可管理的信息包括：

• 供应商信息：名称、电子邮箱、电话号码、网站、联系地址等。

• 产品信息：该供应商可以向您供应的产品。

• 采购订单：管理与供应商交易所产生的订单信息及订单状态。

• 联系人：供应商方面相关人员的信息。

—— 轻松管理名单：

管理名单不仅能帮助您轻松搜索供应商，还能比较各供应商之间的价格，找出最优惠的价格。这在评估和选择供应商方面为您提供极大支持。

您可以按区域、按行业、按优先级或您选择的任何标准来管理供应商。

—— 快速联络：

与供应商联络是一项重要、必要且频繁进行的工作，因此直接在软件上向供应商或其联系人发送电子邮件，将为企业带来极大的便利。

保持经常性的联系，有助于企业与供应商建立更良好的关系。这将是长期、互利合作的基础。

结语

可靠的供应商将为企业、门店在经营中取得成功带来巨大机会。因此，您应当理解其重要性，并在当前的实际经营中特别重视建立供应商管理流程。如果还有任何疑问，请在本文下方留言，SimERP 会为您快速解答！

相关文章