远程人事管理：2022年高效的方法与工具套装

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

在新冠疫情（Covid-19）爆发期间，远程办公能够带来安全、省钱、省时以及许多对企业而言重大的好处。凭借技术的突出成就，员工居家办公能否圆满完成任务？又该如何实现真正高效的远程员工管理？请与SimERP一起在下方文章中寻找答案。

远程人事管理——衡量企业实力的标尺

远程人事管理是许多企业都在关注的事情。因为如今，远程办公的趋势在各行各业越来越普遍。

远程人事管理既能节省成本，又能保证工作按时完成。但这也正是企业需要审视的挑战：自己是否已具备足够的"内在"实力来进行管理？还是仍在管理难题面前徘徊，尚未对工作时间、销售业绩、晋升路径等问题找到恰当的答案？如果你已经回答了这些问题且答案中没有变数，那么就到了发挥和运用自身内在实力去攻占市场的时候了——以打造舒适的工作环境、让员工全负荷运转为准则。此外，管理方式还必须契合各部门各岗位工作的特点。

由此，远程人事管理正是如实反映企业的现状与困难，进而找到解决方向的方法。因此，你必须把企业的"内功"打造得足够扎实，才能与市场上的对手竞争。

为什么企业需要远程人事管理？

远程人事管理是每位管理者都需格外重视的事情。远程管理和监督员工，能够帮助企业达成既定目标，及时把资源配置到合适的人、合适的事、合适的完成期限上。

在信息革命时代管理员工，领导者需要重视以下原则：

• 向员工授权，把工作与其责任绑定。

• 增加领导时间，减少管理员工的时间，鼓励分享，激发员工完成任务的动力。

• 以工作成效为管控对象，而非时间与空间。

跟踪和管理员工工作的好处：

• 及时在方向引导、意见反馈和任务完成方面为员工提供支持。

• 塑造远程办公中的纪律文化。

• 优化员工工作效率，培养自觉工作的习惯。

• 及时合理地分配资源与费用，避免流失浪费。

4种高效的远程人事管理方法

设定清晰的目标

在管理远程办公的员工时，领导者需要聚焦于目标和工作的结果，而不只是管理工作时间或具体任务。目标必须始终清晰明确，管理者需要经常与员工沟通如何才能实现该目标。正因如此，管理者应安排时间定期与员工当面交流，从而轻松沟通重要信息，同时增进彼此的共鸣、分享与理解，让员工与管理者的关系更加紧密，带来最佳的工作绩效。

充分利用技术

想要高效管理远程员工，领导者必须掌握多种软件、社交媒体和这个科技时代常用程序的使用技能。典型的有Skype、Hangouts、Viber等。这些应用与Facebook一样普及，但优点在于专用于沟通，减少了浏览无关新闻造成的浪费时间与注意力分散。因为这些应用唯一的核心功能就是即时通讯。因此，如果你已熟练使用这类实用科技应用，就可以要求员工与你一起使用，用来沟通工作，而不用担心他们懈怠、敷衍和分心。

除了交流信息，我们还需要频繁地传递文档。因此，选择Google Drive、Dropbox这类高效的工具也是一个绝妙的主意。它让你能够快速、简便地与员工共享文档。

>>>> 延伸阅读：考勤管理：借助Leaves实现的高效流程——SimERP软件

定期、灵活地检查与评估员工

在管理远程员工时，领导者需要有更全面、更统揽的视野，以避免风险发生。因此，除了管理员工的作息、时间和任务之外，掌控工作成效也极为重要。由此便给领导者提出了一个值得深思的问题：如果对员工的作息、日程管理得过于严苛，工作绩效能否如愿达标？请不要误以为"无法当面指挥员工、只能远程指挥，因此更需要加强严格监督"。如果抱有这种想法，你可能会失去公司里许多优秀的人才。因此，身为领导者，请避免对员工采取过于僵硬的跟踪、监督手段，不应要求他们在工作时间内不断汇报交接。这可能会让员工情绪压抑，导致工作思路断裂。毫无疑问，后果就是工作绩效不见起色，更糟的是，他们可能离开你的公司。

在灵活开展员工检查与监督的同时，领导者仍应重视奖励问题。因为奖励始终被视为一份精神礼物，对每个人的作用十分巨大，尤其是在你无法当面指挥工作的时候。如果企业能够制定合理、清晰的员工考核与奖励标准，并结合灵活的监督，那么显而易见，员工会对自己的"老板"心存感激与喜爱。他们明白，虽然不常一起当面共事，但领导者始终关心并清楚了解每个人的奋斗精神，并奖励值得嘉奖的人。这正是让员工在缺乏管理者直接指挥的条件下依然不断努力奋斗的极其重要的因素。

实用的远程人事管理技巧

远程员工也是企业重要的拼图

请给你的远程员工发送关于企业动态的定期简报。让他们感受到你仍然记得并关心他们。建立亲近的关系，努力了解他们的个人生活。此外，你还可以在节日给他们赠送礼物，经常邀请他们来公司走访问候、交流沟通，以增进同事情谊。

确保员工与企业之间的沟通

可以说，沟通是远程人事管理过程中的关键要素之一。因为它能造就员工与管理者之间紧密的联结。通过这一沟通渠道，管理者可以轻松地在员工遇到困难时提供支援，或者快速、及时地向员工传达和更新信息。因此，你需要建立一条线上沟通渠道，让所有人都能便捷地交流并快速更新信息。否则，你只能通过其他方式来传达信息，而准确性则难以保证。正因如此，建立一条高效的沟通渠道是你必须做到的事情。

确保信息安全

任何企业都有需要保密的商业机密。因此，信息安全也是远程人事管理工作中重要的因素。这些信息可能是：客户名单、售价、折扣，等等。因此，保密性更应被置于首位，以营造市场公平竞争的环境。因此，你需要实施数字化转型：用数字化存储取代传统的账本、纸质文件，确保信息不被窃取和遗失。你可以为员工配备相应的办公应用来做到这一点。

选择远程员工管理工具

要实现远程人事管理，管理软件的选择也扮演着十分重要的角色。软件必须满足各项业务需求，让员工顺畅工作而不遇到任何阻碍。例如，对于市场销售工作，操作简单、容易上手的手机应用将是他们的首要需求。因此，在选择员工管理软件时，企业需要注意服务于工作的各项功能。最重要的是，软件必须在管理、报表、跟踪员工工作过程与结果等方面提供完整支持，从而帮助企业在管理工作中节省资源、成本和时间。

如今，使用企业资源规划（ERP）解决方案已成为普遍趋势。SimERP就是其中之一。SimERP是一款基于Odoo——世界上最流行的ERP软件构建的企业资源规划软件，具有诸多突出优点：灵活高效的人事管理模块、强大的权限体系、灵活的用户数量以及多样的部署模式。

使用远程员工管理软件

对企业领导者来说，他们并非总有时间当面管理员工，尤其是在新冠疫情正如当下各地爆发的时期。

按照传统管理方法，领导者可以通过以下方式提升员工的工作质量与效率：

• 分配工作并设定清晰的目标

• 制定具体的报告

• 培养员工使用内部沟通渠道的习惯

• 信任员工

然而，这些只是权宜之计，往往难以带来预期的效果。正因如此，远程人事管理软件应运而生，为领导者提供有力支持，让远程管理更加轻松便捷。

远程员工管理软件的好处

——维持人员运转：

• 持续进行线上考勤计薪。

• 快速申请和审批远程办公申请单。

• 直接在远程办公应用上，支持管理者科学地进行工作管理和项目管理。

• 保证生产力与工作成效，因为工作时间仍有一定管理且保持灵活（可比办公室作息早开始或晚结束，但仍保证足8小时）。

——为企业节省资源：

• 降低维持企业资产与资源的费用：电、水、Wi-Fi、电脑、空调等。

• 减少管理者和人事部门在远程工作管理上投入的精力与时间。

——契合当前趋势：

• 在新冠疫情形势依然复杂的背景下，避免人群聚集。

• 远程办公趋势让企业能够不受地域限制，从各地招募人才。

• 顺应数字化转型趋势的智能化管理，在各领域应用信息技术。

• 员工可以自在地工作，不受办公空间束缚。

• 减轻大城市交通拥堵的顽疾。

选择远程员工管理软件时的注意事项

采用远程办公模式时，企业需要注意以下因素：

• 简化辅助软件

• 使用一款集成了所有业务的软件，而不是一项业务配一款软件。

• 实施成本合理。

• 支持多平台，尤其是移动设备。

当前最高效的4大远程人事管理工具

SimERP软件的人事管理模块

借助SimERP的人事管理模块，企业可以全面而高效地进行远程人事管理。从招聘、员工信息管理到考勤，全部环节都在同一平台上管理。

SimERP人事管理模块的突出功能：

招聘与人才评估

• 帮助公司智能、便捷、高效地运转招聘流程。

• 按职位和招聘地区存储候选人信息与数据。

• 跟踪每位候选人的状态：初筛、面试、通过率。

• 分析各项数据：简历数量、候选人面试参与率、录用率/淘汰率。

考勤管理

• 帮助管理层和员工轻松跟踪并更新考勤信息。

• 监督每位员工的工作位置与时间。

• 接收并审批员工的请假申请。

• 按员工日程分配工作。

员工信息管理

• 将员工全部数据存储在统一平台上。

• 按部门、科室管理人事，并为各岗位分配管理权限。

• 随时跟踪人员数量的增减。

• 创建提醒日程：生日、定期评估、合同续签。

G Suite在线工具套装

G Suite是谷歌"轰动一时"的工具套装，服务于企业和组织的沟通与办公需求。这套工具集成了Drive、Email、Office online、Calendar、Hangouts等诸多实用功能，帮助用户轻松发送邮件、拨打电话、与合作伙伴视频通话、共享数据。

对于企业的每一份G Suite文档，员工都可以按具体用途轻松使用：

• 为特定个人、公司内部人员或外部合作伙伴选择访问权限。

• 拥有文件访问权限的人可以直接在线交流、共同编辑或对内容提出意见。

• 文档存储在云端平台上，只需一个链接即可共享，无需下载。

• 允许有权限的人以及管理者知道谁正在文件中工作、修改了什么内容。

因此，G Suite堪称一款出色的低成本远程办公工具，实现数据同步、随处访问、跨设备使用——因为所有数据都存储在云端，让员工即使只凭手中的一部手机也能从容处理工作。

远程考勤管理软件Acheckin

过去，远程办公不被许多公司选择，原因在于各种担忧：员工真的在工作吗？企业是不是在花钱养着闲坐的员工？员工居家办公时企业如何管控？得益于远程考勤软件的诞生，这些担忧已在一定程度上得到解决。

远程考勤管理软件被视为帮助管理者轻松掌握每位员工工作进度与工作量的工具。

突出功能：

• 通过人脸识别进行考勤。

• 按当前位置实时拍照。

• 按时间保存工作图表。

这款软件会将员工的考勤信息发送给管理者。此外，这类软件的一些应用还增加了截取任意工作屏幕截图的功能，当检测到员工长时间未触碰电脑时向其发送提醒。正因如此，企业在同意员工远程办公时，仍然能够保证工作进度，也更加安心。

构建企业内部传播网络

如今，由于使用Facebook、Zalo等社交媒体会让员工在工作中分心，以及人们对信息安全的担忧，内部传播网络越来越受到企业的重视和发展。

尤其是，企业内部传播网络也是一款高效的远程员工管理软件，帮助企业在员工居家办公时也能主动向他们传达信息、发布重要通知。而且，内部传播网络还是一项切实的解决方案，让员工能够便捷地了解、把握企业已经建立和正在构建的愿景、使命以及核心价值观。由此，即使员工不在公司现场办公，也能理解这些价值观并落实到实际工作中。

此外，凭借与其他社交媒体类似的互动、评论功能，专业的内部传播网络能帮助领导者及时掌握员工队伍的心声与意见，从而及时提出相应的调整方案。

结语

为一家企业整体转变工作模式从来都不是易事。你需要统筹管理的方方面面——从搭建人员架构到办公条件与设备，再到支持工具以及全体员工的精神基础。但一旦转型成功，你的企业从远程办公中获得的好处将无愧于这份准备。如果还有任何疑问，请在本文下方留言，SimERP将为你快速解答！

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