成品、商品、原材料的出入库流程

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

对大多数企业，尤其是生产企业而言，提升出入库流程的效率是提高利润、做大企业的最佳途径之一。下文将全面介绍一家企业最基本的出入库流程。欢迎马上参考！

什么是出入库流程？

出入库流程是指企业为执行商品、原材料出入库活动而预先标准化的一定顺序和步骤。这套流程能让出入库活动顺利进行，并帮助企业轻松跟踪、掌控自身资产的数量与质量。

管理原材料出入库流程以及成品出入库流程，在销售管理过程中扮演着重要角色：

• 仓库内的各项出入库活动顺畅且严密

• 管理者、企业可以轻松掌握出入库状态，以及数量与质量情况

• 工作按照既有流程进行，有助于员工缩短时间、提升效率

企业入库全流程指南

入库是第一个环节，也是最关键的环节之一。要正确执行入库流程，仓管人员必须确保收到的是正确的产品，数量符合要求，状态正确、时间准确。否则，将会影响后续的所有活动。

入库活动还涉及对到库货物的责任交接。这就给仓库管理提出了要求：在货物发运之前，必须维持货物的完好状态。

入库流程根据企业接收的货物类型可分为多种，包括：

• 原材料入库流程

• 成品入库流程

• 物料入库流程

>>> 延伸阅读：仓库管理最重要的角色、组织架构与技能

原材料入库流程的步骤

第 1 步：制定原材料入库计划

当企业内任何部门有原材料入库需求时，必须通知相关部门，尤其是仓储部门，以便更新信息并安排人手支援。

第 2 步：验货与核对

货物送达后，采购人员需出具入库申请单。仓管员依据入库申请单对所有产品进行盘点检查，查看运输过程中是否有任何损坏。如果出现数量差错或货损，仓管员必须制作书面记录，并报告给申请入库的单位，以便协商处理方案。

第 3 步：会计进行复核并编制入库单

货物检查全部完成后，相关单据将交由会计再复核一遍，然后进行账务处理并编制入库单。

第 4 步：完成入库流程

仓管员负责收货并按规定位置码放。随后必须立即通过 Excel 表格系统或仓库管理软件（视各企业情况而定）把信息更新到库存卡。接着必须通知相关部门。

成品入库流程与物料入库流程

总体而言，物料入库流程与成品入库流程的步骤基本相同，共包括 6 步：

• 第 1 步：采购到货后，采购人员或收货人按表单提出入库申请。

• 第 2 步：会计在收到入库申请后编制入库单。入库单一式多联：1 联留存账册，交给采购人员 2-3 联用于办理入库手续。

• 第 3 步：拿到入库单后，申请入库的部门将货物交给仓管员。

• 第 4 步：对货物进行清点并办理入库（由仓管员编制入库单的企业，则先清点货物再填写入库单。）如果发现物料货物有多余或短缺，仓管员必须制作书面记录，并报告给申请单位以寻求解决办法。

• 第 5 步：入库完成后，仓管员签字收货，留存一联并登记库存卡；一联交回仓库会计，一联交回收货人。

• 第 6 步：仓库会计依据入库单登记仓库账簿，并对入库货物进行账务核算。

企业出库全流程指南

库存包括多种不同类型的资产，如原材料、物料、成品，需要严格管理以防损坏和丢失。正因如此，执行库存管理和出库时，必须严格遵循事先设定的流程。

出库流程根据资产类型和用途可分为 5 类：

• 商品出库流程

• 成品出库流程

• 物料出库流程

• 原材料出库流程

• 销售出库流程

实际上，商品、成品、物料、原材料这 4 类出库流程基本相同。唯独销售出库流程有较多不同的步骤。

商品出库流程的步骤

第 1 步：申请发货

当各部门有使用商品、成品、物料或原材料的需求时，员工需编制出库申请单提交会计。其中须写明数量和发货用途。

第 2 步：核查库存

会计审阅出库申请后，开始检查库存数量。如果货物数量不足以满足申请，将通知提出申请的单位，以便寻找替代方案。如果数量充足，则直接办理出库。

第 3 步：编制出库单

在收到出库申请后，仓库会计随即编制出库单。出库单一式多联：交给仓管员，并留存于册。出库单的联数由各企业自行规定。

第 4 步：办理出库

仓管员收到出库单后，严格按照数量要求办理货物出库。收货人须在出库单上签字确认，并领取其中一联。

第 5 步：更新信息

仓管员领取出库单的一联后，开始登记库存卡，随后将出库单交回会计。会计据以登记仓库账簿，并对出库货物进行账务核算。

销售出库流程

• 第 1 步：销售部、营业部直接接到客户订单后，随即记录订单，同时联系仓管员核对账册，确认库存中剩余货物的数量和质量是否足以按客户要求供应订单。

• 第 2 步：确认货物能够满足需求后，销售部编制出库申请单转交仓管员。出库单通常一式 3 联：内部留存、交给仓管员、一联给客户。

• 第 3 步：仓管员收到出库单后，检查是否按要求准确出库。

• 第 4 步：领取物料、货物的人员收货，在出库单上签字，并领取 1 联，用于交付客户。

• 第 5 步：仓管员领取出库单的一联，据以登记库存卡、进行核算并记入仓库账簿。同时，会计开具销售发票，连同出库单和送货单一起，交由送货人员转交客户。

• 第 6 步：最后，会计把发生的会计业务记入会计账簿。

执行出入库流程时的风险

仓库管理、出入库活动管理要求企业具备丰富经验，才能规避和减少风险的发生。以下是经营管理仓库时常见的一些风险：

入库流程：

– 订单信息接收滞后；此外，用 Excel 人工存储信息可能造成一定的差错。

– 难以跟踪市场上的退货。

– 货品位置、标签的记忆依赖仓管员的经验和资历。

出库流程：

• 由于采用人工存储方式，出库时无法"追溯"某个批次（Batch）卖给了哪位客户。

• 仓库面积狭小，存储空间最大化反而妨碍了查验和拣货。

• 若发生货物丢失、损坏或仓库事故，难以查明原因。

• 人工操作繁多，工作效率不高。

仓库与库存管理

• 库存商品种类过多，给管控保质期带来诸多困难。

• 盘点、单据签字耗费大量时间，数据容易出错。

企业为什么应该使用仓库管理软件？

随着技术的发展，许多企业不再人工管理仓库，而是使用仓库管理软件，让工作更高效、更省时、更省成本：

• 所有仓库管理任务都集成在同一套系统中。用户可以通过智能移动设备随时随地轻松管理、掌控、跟踪仓库状态。

• 软件按商品编码、品类、数量、出入库状态等对货物进行详尽统计，细致到最小细节，让用户轻松洞察仓库变动，避免货物莫名其妙地流失。

• 使用仓库管理系统还能实时、准确地呈现库存水平。这使企业能够更稳妥地预估供应量，避免积压，进而赢得更多客户的满意。

如果你的企业正需要一套仓库管理软件，不妨了解 SimERP 软件的仓库管理模块（Module）。该软件在同一平台上拥有统一、现代化的在线仓库管理功能，把出入库管理流程简化至三倍：

• 高效的仓库组织：快速剔除问题产品，获得关于成本、原因和数量的详细报告；对某个仓库、某类产品或特定货区执行盘点；支持 USB 扫描枪、蓝牙扫描枪和盘点设备；为一切盘点活动扫描条码：库存、到货批次、打包订单等；当出现损坏或过期商品时录入系统数据

• 自动化报告系统，实时轻松跟踪产品；在系统内追溯产品来源；接收库存报告，管理出入库活动；库存估值报告（包括数量和金额）

• 此外，SimERP 还拥有先进的仓库管理功能，支持一件代发（Drop-shipping）和越库作业（Cross-docking），满足企业的国际销售需求：通过 Drop-shipping 模式由供应商直接向客户发货；通过 Cross-docking 模式从制造商直接运往销售终端；根据企业自身需求设计订单流程

结语

以上就是企业常用的最基本的出入库全流程。如今，在各类技术软件的助力下，尤其是 ERP（企业资源计划）软件，出入库流程的执行变得快速、轻松且有准确保障。得益于各部门之间的数据同步功能，出入库流程得以无缝衔接，显著节省成本与时间。

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