为什么要管理库存？哪些方法行之有效？

Vũ Khôi

Wotech Electronics 博客作者

如何管理库存才能实现最高效率，始终是每家企业必须自行解答的难题，因为这是一个重要的流程——是决定经营效益的关键因素之一。理解这份忧虑，SimERP 将在下面的文章中分享企业需要了解的库存管理知识、其重要性，并提出一些企业可以考量的有效解决方案。

什么是库存管理？

库存是流动资产的组成部分，是企业留待最终出售的商品，占比重大，在企业生产经营活动中扮演重要角色。如今，库存可以分为以下四类：

• 原材料：指已经出售或留待未来生产的原料，包括送去委托加工再生的原料，或尚在运输途中就已购入的原料。

• 半成品：指在生产流程（最后一道工序除外）中刚完成一道或若干道工序、已入库或移交继续加工为成品入库或对外销售的产品。

• 成品：指已在生产流程中完成最后一道加工工序的完整产品。

• 物料资源：指生产产品所需的材料，但不直接构成产品本身，如包装、燃料、纸箱等。

视经营活动的性质而定，上述四类 库存 在不同公司会有不同的保持方式。然而，每家企业最关心的莫过于：如何才能高效地管理库存？

销售管理是销售领域个人、团队或组织的管理活动，涉及在经营战略的基础上，将企业的产品、服务分销到目标渠道，以实现既定的经营目标。

作为销售管理流程中的重要环节，库存管理是对公司订购、储存和使用库存的流程进行管理，包括对货物从制造商到仓库、从各经营场所到销售点流转活动的管理和监督。

对于规模庞大、生产流程和供应链复杂的企业而言，监控和处理货物平衡（短缺与过剩）方面的风险是一道难题。企业需要对以下问题给出准确答案：

• 合理的库存率

• 基础设施条件：仓库面积是否足以容纳货物数量、生产流程中使用的设备机械

• 客户对企业所供应商品的需求

• 管理成本

• 机会成本

为什么要管理库存？

库存管理是一个包含多个复杂环节的流程，需要对大量货物进行监控和处理。拥有合适的管理方案和高效的运营流程非常重要，因为它将为企业带来以下好处：

维持合理的库存水平

正确的库存管理让您了解公司目前的库存量以及货物流转方式，从而预测合理的库存数量，避免缺货或积压。此外，在原材料波动时期（如季节性波动、经济波动等），高效的仓库管理能帮助您制定预防和储备对策并及时妥善处理。

节约成本

节约原材料、物料成本

经常性的管理让您时时掌握公司仓库的每时每刻的状况，从而加以控制和调整，减少产品损坏、磨损、超过保质期需销毁的数量。由此，企业可以更好地节省原材料成本。要做到这一点，您需要严密的库存统计流程以及严格的开支预算和管控，避免不必要的浪费。

节约仓储成本

仓储成本取决于公司储存货物的数量、体积，以及储存这些货物所需的设备和其他相关必要费用。

货物越多、越笨重，占用的空间越大，使用的仓储设备越多，加上电费、水费、人工等其他费用，您的仓储成本就会越高，反之亦然。因此，这是一项随产品特性、经济形势波动等因素不断变化的费用。

及早发现占用储存空间和资源较多的货物，能帮助您制定优化调整和及时调运的对策，将仓储成本降到合理水平。

控制采购成本

制定具体合理的采购计划至关重要。尤其是餐饮、快餐售卖等行业，原材料的使用期限有限，控制进货数量并进行适当储备，有助于减少浪费。

此外，库存过多、资金无法产生收益是任何企业都不愿看到的。因此，研究市场、客户行为和需求对于确定应采购、应储备哪些产品非常重要。

减少差错

设计高效的库存管理系统帮助您经常、准确地监控库存，节省时间，从而及时发现核算、盘点中的差错，并制定合适的解决方案。

增加营业收入

经常性的库存管理让您了解哪些商品正在畅销，以便及时制定补货计划。对于滞销且仓库积压较多的商品，您可以及时推出合理的降价、促销政策。

此外，把握客户需求，从而预测供应、储备和维持生产经营所需货量，可以帮助企业避免在年内重要时点或消费者需求和行为发生变化时出现缺货风险。这有助于更好地优化营业收入和利润。

提高流动资金效率

流动资金是指企业的短期流动资产，包括原料、在制品、库存或成品储备、应收账款和现金，再减去企业的流动负债。缺少流动资金，经营活动将因缺乏继续经营的资金而停滞。

库存管理是流动资金管理中的重要活动之一，包括以下两项重要工作：

• 流动资金预算：需要按小时、日、周等具体阶段报告库存数据，执行定量核算和原材料成本报价、仓库管理业务。这有助于管理者做出明智的预测、决策和合理储备资金的对策，对于预算有限的小企业尤为重要。

• 缩短资金周转时间：准确、灵活地掌握销售营收水平、仓库货物状况以及每种商品的价格、质量、数量特点，从而合理调整，减轻流动资金的压力。

>>>> 延伸阅读：成品、货物、原材料的出入库流程

库存管理方法

如何高效管理库存，既避免损失又能带来收益，始终是每家企业需要自行解答的难题。要做到这一点，您需要进行库存核算，掌握库存数量、价值和时间，以编制库存会计报告，最终提出纠正对策。

企业可以选择以下两种库存管理方法之一：永续盘存制或定期盘存制。

永续盘存制

顾名思义，永续盘存制就是在会计账簿上经常、连续、系统地跟踪和反映物料的出入库和结存情况。

这种方法灵活性很高。选择采用此方法时，将使用库存会计科目来反映物料的现有数量、增减变动情况。这使得会计账簿上的库存价值可以在会计期间的任何时点确定。

正因这一特点，此方法通常适用于库存价值大、经常使用的企业，如机器设备、高科技优质商品等。

本期出库货物价值 = 本期出库数量 × 出库单价

在会计期末，将依据库存实物盘点数据，与会计账簿上的库存数据进行比较核对。原则上，这两项数据必须始终相符，如有差异，必须查明原因并及时处理，避免发生不必要的损失。

永续盘存制的优缺点如下：

• 优点：可以随时确定库存价值，信息更新及时，最大限度减少管理和申报过程中的差错。

• 缺点：信息需要连续记录和更新，因此可能给会计人员带来压力。

定期盘存制

这种方法以实际盘点结果为依据，在总账上反映期末物料的库存价值，从而计算本期内已发出的货物价值。换言之，这种方法只反映会计期间期初和期末时点的库存价值。

采用定期盘存制时，物料出入库的一切变动都不在库存会计科目中跟踪和反映，而是本期内购进入库的货物价值在 611 科目（购入商品）中跟踪和反映，并依据具体公式确定。

这种方法通常适用于经营品类多样、物料种类繁多、商品规格款式各异、价值较低或经常生产的 企业。

本期出库货物价值 = 期初库存价值 + 本期入库货物总价值 - 期末库存价值

定期盘存制的优缺点如下：

• 优点：简单，无需在连续申报和核算工作上花费大量时间和精力，从而减少档案中存储的信息量。

• 缺点：货物信息的准确性不足，无法控制工作过程中可能发生的风险和差错，因此企业无法灵活、及时地提出解决方案。

>>>> 延伸阅读：仓库管理最必要的角色、架构与技能

4 种高效的库存管理模型

ABC 分析模型

ABC 分析（ABC analysis）技术是根据数量与价值之间的关系，将库存管理中的产品、原材料划分为三类：

• A 类：包括年度价值最高的商品（占储备总价值的 70%–80%），但数量上仅占储备总量的 15%。这一类需要严格管控，核算周期通常较为频繁，一般为每月一次。

• B 类：包括年度价值中等的储备商品（占储备总价值的 15%–25%），数量约占储备总量的 30%。属于这一类的商品、原材料需要进行良好管控，审计宜按季度进行（约每 3 个月一次）。

• C 类：包括年度价值较小的储备商品（约占各类储备总价值的 5%），数量约占储备总量的 55%。这一类采用适度简便的管控（约每 6 个月审计一次）。

ABC 分析模型的优点如下：

• 有清晰的分类机制，突出评估重点、合理投入，每一类商品都有相应的管理方案。

• 通过经常、准确地执行盘点周期，提高仓管人员的业务水平。

EOQ 库存管理模型

EOQ 即经济订货批量（Economic Order Quantity），是一个定量模型，用于确定最省成本的最优库存水平，同时仍能满足企业的销售需求。它基于企业中存在的两类成本进行：采购成本和库存持有成本。

当原材料/商品成本上升时，采购成本会下降，而库存持有成本上升。也就是说，上述两类成本之间呈反比关系。EOQ 模型的目的正是进行计算，使这两类成本之和尽可能最低。

EOQ 模型的计算公式：

其中：

• Q 是每次订货量

• D 是每年的库存需求量，可以按 年初库存 + 年内新增入库库存 - 年末库存 计算

• S 是每笔订单的订货成本，包括运输费、电话费、验货费、收发费等

• H 是货物储存的耗费成本，包括仓库租金、机器设备、水电、人员工资等

EOQ 模型的优点是帮助优化订货和仓储成本。尽管它被视为目前最简单、最常用的模型，但也存在一定的局限，如下：

• 输入假设缺乏可行性：EOQ 模型的输入需要一个假设，即消费者需求在至少一年内保持不变。

• 计算困难：该模型假设采购成本和储存成本均固定不变，这使得在某些经营情形下的计算变得困难。

POQ 生产订货批量模型

POQ 即生产订货批量模型（Production Order Quantity Model），是一种储备模型，适用于货物连续送达，或产品刚投入生产、使用或销售的情形。

POQ 模型与 EOQ 模型的不同之处在于，它通过放宽假设来增强现实性。其差异点在于假设货物连续多次送达，且每日使用需求必须小于供应水平，以避免缺货。

POQ 模型适合贸易公司、自产物料的企业或产销一体的企业。该模型的公式如下：

其中，各符号含义与 EOQ 模型相同，P 为每日供应能力（条件是 d < P）。

QDM 数量折扣模型

QDM 模型（Quantity Discount Model）是一种在储备决策中考虑价格随每次订货批量变化的模型。该模型适用于供应商推出大宗采购折扣政策的情形，称为按购买量折扣销售。然而，这会导致储备量和仓储成本上升，订货成本下降。因此，使用该模型的目标是选择使年度储备总成本最低的订货水平。

QDM 模型的计算步骤如下：

第 1 步： 通过以下公式确定各折扣档位下的最优批量：

其中：

• Pr 是单位商品的进价

• I 是按单位商品进价计算的储备成本百分比

第 2 步： 调整各折扣档位下的相应批量，使之既满足享受折扣的数量条件，又不超过最大限值

第 3 步： 根据第 1 步求得的批量，按调整后的批量计算总成本

第 4 步： 选择第 3 步中确定的储备总成本最低的 Q*

企业高效的库存管理解决方案

严格执行库存管理流程

库存管理流程从原材料、物料从供应商仓库运入企业储备仓库开始，直到成品从成品库发出为止。

库存管理流程包含多个复杂环节，如果企业没有正确地控制和处理问题，将会遇到困难。因此，从一开始就建立合理的流程，能帮助企业更顺畅、更高效地执行和实施。该流程包括：

• 建立入库流程

• 建立出库流程

• 建立库存盘点、调整流程

• 建立再生处理流程

要使流程中的各环节连续、统一地执行，管理者需要多年工作经验、灵活的头脑，善于掌握流程、调配员工工作，并及时预测、发现和解决产生的差错。此外，库存管理流程需要通过工作规则和员工管理工作，由全体员工严格执行。

>>>> 延伸阅读：用 Excel 管理仓库虽然简单，但还合适吗？

经常对仓库货物进行盘点

货物盘点是一项应当经常进行的工作（至少每 6 个月一次），并且必须严格遵循事先规定并获批的具体盘点指引。这项工作有助于确定各时点的库存数量是否与账面记录相符。据此，企业可以及时发现差错并加以纠正，避免货物损失。

此外，经常盘点货物还能帮助企业根据货物状况（损坏、需清理、过时等）审查并做出必要的调整决策。

用条形码管理库存

条形码是一种通过印定在产品、商品等上面的一串字符进行自动识别和采集数据的技术。凭借优化的编码能力和可多样化字符类型的现代技术，条形码系统已被广泛应用于众多行业，为仓库中所有商品提供高效的管理解决方案。

要使条形码库存管理顺利进行，首先您需要按事先规定的特征对货物进行分类，然后使用条形码标注到各分组上，以便最易管理。条形码的读取非常简单，只需用扫码设备扫描条码，系统立即显示商品的详细信息，如货架位置、数量、商品状态等。

使用条形码还能帮助管理者专业地摆放货物，与传统人工管理流程相比，为企业节省成本、时间和精力。

应用信息技术管理库存

在 4.0 技术时代日益发展的今天，紧跟并应用科技成就将帮助企业降低成本、提升管理效率、增强竞争力。库存管理软件的问世为控制库存数量、价值和状态以及出入库中原材料的流转、使用过程提供了优化有效的解决方案。

用 Excel 管理库存

在各款现代库存管理软件广为人知之前，Excel 是企业普遍使用的管理解决方案，其优点如下：

• 使用成本低

• 简单易操作

• 提供多种多样的计算函数

然而，除了上述优点外，Excel 仍存在企业需要考量的缺点，如：

• Excel 容量有限，处理大量业务时会导致系统处理速度变慢

• 只允许一人处理一个文件，因此耗时较多

• 需要掌握全部计算函数才能高效工作

• 手工录入容易出错、耗费精力

• 数据安全保护不严格，容易被窃取或丢失

• 各部门之间的数据更新缺乏联动

• 信息管控困难

基于上述优缺点，Excel 只适合商品数量和待存储、处理业务较少的小企业、小门店。那么，对于大企业、分销商来说，最优的解决方案是什么呢？

智能库存管理软件

作为销售管理软件的功能之一，仓库管理通过以下优点帮助管理者解除忧虑：

• 存储空间大

• 轻松掌控每件商品的信息：品名、分类、位置、详细状态等，通过智能分类和查询实现

• 通过快速准确的自动库存报告，帮助管理者做出明智决策

• 节省时间、成本和人力资源

伴随 4.0 技术时代的发展，越南涌现出许多仓库管理软件，有效优化了企业的经营活动，可供您参考的有：Bravo、SimERP、KiotViet、Sapo、Suno、SOF、Ecount 等。

结语： 库存管理是一个环节繁多、复杂且绝非易事的流程。因此，从一开始就建立正确、合适的流程，将帮助您轻松掌控并统一、高效地开展各项活动。通过以上分享，SimERP 希望您能进一步了解其重要性，并找到契合企业性质、需求和经营目标的仓库管理解决方案。

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